Toss Lab 是一個跨國的軟體公司，從創立的第一天便在台灣、韓國、日本設立辦公室，對於「遠距的管理」已有 7 年的經驗。旗下的產品 JANDI，是一個企業通訊協作軟體，目前已有 300,000 個企業用戶使用、營收成長超過 100%、用戶淨留存率 120%、付費轉換率 40%，表現十分亮眼。我們專訪了 Toss Lab 的營運長Jin Yang，他表示「除了產品外，還要歸功於我們的管理、以及工作協作的模式」。究竟 Toss Lab 是如何在遠距的模式下，維持團隊的高效率呢？
一、多分享，資訊對稱能減少不必要的時間浪費
「分享應該成一種工作日常。」身為主管我們時常抱怨員工不主動回報、不分享進度，導致專案落後、或是追蹤困難。然而，若我們從員工的角度出發，我們是不是也常忽略分享公司資訊，如目標、策略、時程的安排，導致員工無所適從，自然效率就低落。最簡單的方式，我建議從「行程分享」開始。以 Toss Lab 來說，我們使用 Google Workplace（以前稱為 G Suite），不論是主管還是員工皆能共享、快速查看所有人的行程安排。我只要進到行事曆，就能快速確認業務今天去哪裡拜訪、行銷人員今天有什麼活動，不再需要一個一個的私訊。對我來說，大幅減少了來回溝通、以及追蹤所浪費的時間，同時，也減少看不到員工的焦慮感。
二、架構清楚的溝通管道，找人、追蹤事件更輕而易舉
只要一開始就建立良好的溝通管道，員工便能清楚知道該去哪邊分享資訊，同時主管也可以快速的追蹤，讓溝通、協作、管理更順暢。我們在輔導用戶的時候，最常遇到的就是「為了分享，將大量的資訊一股腦丟上群組」。這樣真的有達到資訊對稱嗎？其實沒有分類的資訊，說穿了就是一堆雜訊。員工得花更多時間，去釐清資訊的關聯性；主管則是難以追蹤進度，最後只能不斷的安排會議，直接請員工進行報告。
在 Toss Lab，我們使用 JANDI 進行「資訊分流」、「溝通與協作」。JANDI 中能針對不同的事件創立議題群組，你可以依照自己的公司業務型態，建立專案別、部門別、門市別等溝通群組。像我們便依照部門創立了「Talk to OOO (部門）」的議題群組。這個讓分部在海外的成員、以及新進的員工，即便沒見過對方、或是還不熟悉團隊成員時，也能找到相對應的議題群組中，詢問問題、相互合作，來加速溝通、目標的達成。
三、去除形式，讓員工專注在執行以及目標的達成
在傳遞資訊的時候，你一定要記住「去除形式」。我時常聽到不錯的營銷活動，卻因為報告過多、流程繁雜而告吹。這十分可惜，但卻是大公司常發生的問題。回到報告的初衷，我們其實是要方便管理者追蹤進度、成效，以及讓成員彼此共享資訊、進入狀況、互相學習，並不是要加重員工的負擔。在 Toss Lab 我們盡量不使用「報告」，而是「分享」。
我們鼓勵員工用「最能清楚表達、最快速」的方式進行分享，而不是花大量的時間適應「報告的格式」、「為了報告而報告」。使用 JANDI 的好處就在這，不論他是使用 word、google 文件，或是 dropbox、 Trello 等，都能輕鬆的串入 JANDI。你還能直接針對這個檔案進行討論，避免訊息洗版；同時所有資訊都是永久保存、加密上傳，也能看到下載紀錄，保障公司的資訊安全。
四、善用視訊會議，加快資訊傳遞、加強向心力
未來，「非面對面工作」的狀況只會越來越多，這已經是一個不可逆的趨勢。我們非常肯定「文字溝通」的重要性，他記錄下了所有討論的過程，不論是事後要回溯、或是需要咎責時，都會更清楚。然而，跨國企業或是遠距工作，「視訊會議」是必要的。以 Toss Lab 來說，我們每週都會固定花 30 分鐘和海外的夥伴進行視訊會議，同步總公司的新進度、以及海外的計畫。因為在 JANDI 中就內建了視訊會議的軟體，因此在使用上非常的快速和容易。當然，如果你要串連 Zoom 或是 Google meet，在 JANDI 上也能做到。
這邊也想分享一些撇步給視訊會議總是超時、會議過多的團隊。首先，如果這個會議不是單方的傳達訊息，而是需要多方的討論，請先「預約好時間、並且給予足夠的資訊」，讓大家會前可以先構思；第二，線上會議非常重視「守時」，每人都慢 5 分鐘，常常就會浪費前面的 30 分鐘在等待，也可能拖到下一場會議；第三、線上會議其實就是「類面對面」，因為表情可以傳達大量的資訊，所以建議可以「打開鏡頭」、另外為了降低雜訊的干擾，除了發言的人，大家盡量「關閉麥克風」，需要發言時再開啟；最後，「會議紀錄」是必須的，你可以簡單地統整在 JANDI 上的記事板、或甚至是做成待辦清單，方便大家進行回溯、也更加確定執行的細節，不讓會議流為形式。
五、自動化工作與流程，減少重複性且效益低的任務
如果我們仔細觀察員工的工作狀態，你會發現許多時候，人們浪費時間在重複性的任務上，例如業務人員不斷的打開表單追蹤有沒有新的填寫名單、或是行銷人員每天手動搜集最新資訊，再不斷複製貼到公司的群組。在數位化的過程中，我們很難只用單一的工具，完成所有的工作。在 Toss Lab 我們也同時使用許多數位的平台，像是 google 文件、Trello、Survey Cake 等，如果每天都要一個一個上去確認是不是有更新實在是很累人。因此，我們的做法是把這些軟體都串入 JANDI 中，只要任何平台有更新的訊息，就會馬上跳至 JANDI，像是一個資訊的整合中心 。
如果公司已經有習慣使用的 HR、ERP、CRM、甚至是自家的系統，都可以串入 JANDI；如果你需要收集即時新聞，可以串連 RSS，讓 JANDI 替你收取最新消息；或是你可以利用 Webhooks 的功能製作一個翻譯機器人，讓你快速理解跨國、不同語言的訊息。
即使碰不到面，還是可以透過優化內部的制度、打造順暢的流程、使用合適的工具，讓公司維持高效率的工作。這次 Jin從 Toss Lab 的經驗中，歸納了五個關鍵方法，包含「分享」、「架構清楚的溝通管道」、「去除形式」、「善用視訊」、「工作自動化」。他建議可以從其中的一兩項開始，逐漸的建造公司的協作文化、以及進行數位化的推動。
最後，他也提醒：畢竟是在經營公司，不論是選擇什麼工具，一定要留意產品是否夠安全、能保護公司的資產。例如 JANDI 一開始就決定使用 AWS 的資料庫作為儲存中心、且所有資訊都是網銀 256bit 等級的加密傳輸、並且持續取得如 ISO27001 的國際認證。「請一定要選一個可以安心使用的軟體與服務。」Jin 強調。
關於JANDI
JANDI 是企業通訊與協作軟體，由軟體公司 Toss Lab 所打造。綜合了議題式的群組溝通、直觀的任務管理、即時的視訊會議、以及第三方程式串接等功能。目前有超過 30 萬個企業團隊採用，並擁有台灣在地團隊提供企業諮詢導入服務。
