Chenbro勤誠興業是全球機架式、塔式伺服器及個人電腦機構方案的設計及製造先驅，全球員工超過2,000人，並在海內外和台灣散布不同生產基地和管理研發中心。勤誠興業全球資訊處資深處長 陳蘊芃 Linda Chen表示，其實早在兩三年之前，勤誠興業就已經開始運用整合會議和不同溝通模式的Microsoft Teams平台，讓同仁們在單一平台就能做最多事情，打造更有效率的溝通環境。
面對混合辦公增加企業溝通成本的議題，Linda認為，混合辦公已經是必然的趨勢，但是透過Microsoft Teams 會議室解決方案(Microsoft Teams Rooms)結合會議室設備，就可以讓很多混合辦公造成的問題得到妥善解決。「我們實際分析內部在Teams的使用習慣，發現隨著同仁們對Teams功能的熟悉度越來越高，整合平台也越來越多元化，這些都是來自於疫情後，對於混合辦公的需求提升，因為需要用，就會想要用，進而發現很好用。」
告別會議室「幽靈預定」 軟硬體科技整合大幅提升效率
此次在規劃新辦公室的會議系統平台時，勤誠興業最重視的部分包括了會議系統整合與提升會議進行的效率，同時還希望透過智能化管理平台，達到優化會議室使用率以及落實永續節能的目標。
「我們希望整個會議體驗對員工非常友善便利，所以會議系統的整合，如何讓線上的會議預約和線下操作都能符合需求，在疫情之前就是我們非常重視的課題。」同時因為會議需求龐大，若能即時管理會議行程，更能有助於提升整體會議流程效率。Linda 進一步說明 :「每一家公司會議室幾乎都有一個問題，常常需要會議室的同仁訂不到，但明明會議室有些是空的，這些在過去都不是非常透明，尤其如果遠距無法現場查看會議室狀況，就會造成更多空間浪費。」現在透過Crestron感測器技術幫助客戶主動判斷會議室的使用狀態，進而主動取消未完成報到的預訂會議，釋放會議空間的時間使用資源，從而發揮會議空間的最大價值及效益。
辦公場域智慧化管理 優化節能致力永續
更進一步，管理者可以透過Crestron Fusion管理平台實現遠端管理及洞見趨勢等效益，包括各會議室空間和設施技術的使用率、會議室內設備的運行狀態及異常問題主動告警等，搭配Microsoft Power BI儀表板進一步幫助客戶優化技術的實施成果，達到企業日常會議的虛實整合管理。員工可以直接通過熟悉的Outlook輕鬆組織會議、安排會議空間的使用，各會議室門口處的預定面板也會提供顯示當日所有已被安排的會議資訊，一目了然地掌握使用狀態。對於管理層而言，透過Power BI資料洞察分析不只做為未來規劃辦公會議空間的優化參考，也可以了解員工日常工作和參與會議的情況。
Crestron 快思聰台灣總經理 陳宣宏 Lawrence Chen指出，過去台灣企業談到數位轉型，往往只關注生產端，忽略了組織的溝通力也可以透過數位轉型提升，「無論有無疫情因素，企業都應該要意識到，工作場域的空間和軟硬體設備本身，可以賦予企業更多的價值和競爭力。」因應永續減碳趨勢，Crestron強調能耗管理，如照明、空調及顯示器裝置，皆可通過感測器自動化技術控制啟閉，不只能為綠色永續環境做出貢獻，也打造辦公室的「零接觸」環境，讓工作場域的健康多一層防護。
從使用場景和習慣出發 善用科技解決遠距溝通問題
除了軟硬體系統整合，勤誠興業也十分關注有哪些新科技能被運用到會議上。公司內全新會議室搭配了Microsoft Content Camera (內容攝影機)共享白板，這項科技讓習慣透過實體的白板書寫記錄的人，可以依照自己熟悉的方式開會，特別是在進行腦力激盪的遠距會議中，能和在實體會議一樣自然順暢、充分發揮生產力。Linda認為 : 「很多人還是習慣手寫，再拍照記錄、發E-mail，這在勤誠內部都很普遍。所以我們也思考如何透過新的解決方案來改善這些一般會議習慣流程，否則按照過去作業模式，無法達到資訊有效分享。」
台灣微軟Microsoft 365 事業部副總經理朱以方也指出，數位工具跟混合辦公是未來企業的核心競爭力，Microsoft Teams 能滿足多元需求，包括：遠距會議、檔案分享和共編，強化內部協作管理，未來更會加入元宇宙元素，讓所有員工如親臨現場般，不因遠距而減少創意的發揮。
因應混合會議的主流，朱以方說，企業應該保持的首要心態是「沒有標準答案」，因為每個角色的需求都不同，因此，企業關注的重點應該是如何讓數位工具俯拾即是，「導入完整的數位工具，讓員工懂得怎麼使用，並保持一個開放跟多元的心態，讓員工可以充分發揮自己，就是最佳的成功心法。」
對於個別企業在規劃會議系統導入時的思考策略，Linda建議，不管是軟硬體規劃或是使用習慣的改變，都可以從了解使用場景和使用者行為出發，「先了解員工習慣、進而改變習慣，是導入這種未來科技時的關鍵。」
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