Tips 1>「三色一框」行事曆管理法

如果兒童劇團團長趙自強持續把歡樂帶給大小朋友,同時要面對劇團經營管理,每天穿梭在不同平台、不同角色,他怎麼做到?
他在行事曆上採用「三色一框」的管理法(見下圖),就是透過顏色來分辨事情的大小、重要性、輕重緩急,他說。如果當天有外出行程,助理會把錄影、與外部單位開會時間盡量一氣呵成,不浪費交通時間。有了三色一框提醒,他每天離開劇團前,只要看一眼上面有幾種顏色,心裡對明天事情輕重緩急就一目瞭然。
此外,這幾年他也利用手機的App,追蹤每一個專案最新發展。「我們會為目前進行中的每個專案開一個App群組,所有參與的人員,會把新的動態或注意事項放上去,讓大家都看得到,」他說。
一個人的行事曆執行起來很簡單,但一群人的行事曆怎麼管理就是學問。現在他會把劇團的年度行事曆寫在公司一進門的大看板。如果有15個製作,就有15個專案管理負責人,隨時透過App了解進度。
除了三色一框及App管理,劇團的營運逐漸上軌道,他也提醒自己保有「留白」。
「行事曆是規畫該做的事,但不應該把每天的行事曆全部填滿,因為規畫不就是為了想省下更多時間,把時間用在更值得浪費的事情上面?」他說。
與一般主管把行事曆排滿不同,他通常在會議與會議之間,或是劇本寫作的片段,空下1 – 2 個小時,到附近的舊書攤、公園,甚至什麼都不想就是逛逛、發呆。「有一次我利用會議之間的空檔到附近走走,不知不覺間走到一排矮房子旁,屋前楊柳被風輕輕吹起,一位滿臉白鬍鬚的老先生迎面走來,看了我一眼,當下我以為回到六、七○年代的從中獲得靈感,寫下《你在對我眨眼睛嗎?》劇本。
趙自強知道,劇團透過管理可讓運作上軌道,但若過分強調SOP(標準作業流程)就會失去感動,故事與生命需要「意外」才會動人。他善用方法換得「留白」時間,成為創作持續下去的動力來源。


Tips 2>20分鐘能完成的事,立刻做

「人生有些事,要超出自己能力去做,比如:夢想、工作、還有買房,」電視財經節目主持人陳斐娟在她寫的《膽小存錢,不如勇敢賺錢》中分享,「最好是像踮腳尖摘蘋果那樣,得踮起來一下才摘得到,不是隨手即可捻來,這樣我們的能力才會在無形中成長。」
法律系畢業的她,為了跨入自己有興趣的財經領域,先進投顧業當敲門磚,再轉戰電視台跑財經。敢做夢,她在小記者階段就替自己設下了當主播的目標,最後做上財經節目主持人而開始走紅。
偷學阿娟的時間管理術,就能變出更多贏過別人的時間。
「有個定律我特別抄下來:帕金森定律,」她解釋,工作會隨時間自己膨脹,當一個人可用的時間越長,處理事情也會越慢。所以20分鐘內能處理的事一定要立刻辦。舉例來說,立刻打電話、立刻聯絡,「所有朋友都不知道,他們每天早上接到我的簡訊,都是在馬桶上回的。」
她建議,不要認為沒關係,可以等會做,其實,立刻辦只要花30秒或1分鐘,就能立刻delete(刪除)掉該待辦事項。
她還有厲害的一招:分割睡眠,讓自己每天比別人多3小時。「你是需要才睡,不累為什麼要躺在床上?」意思是,想辦法練習縮短完整睡眠時間,所以阿娟會把精力全用盡才上床,讓自己立刻睡著,再利用通車、等人或化妝等瑣碎時間補眠。「只要當過我同事的人都知道,我在化妝的時候,就是我睡覺的時候,他們都知道我屁股一坐下來數到Do、Re、Mi就睡著了,」她就這樣不斷練習切割睡眠,充電後又精力充沛。

Tips 3>1天只花1小時集中處理e-mail

每天早上8:30,台大工管系專任教授朱文儀踏進研究室,接下來的一個小時,她只專心做一件事,那就是打開電腦,逐一接收並回覆上百封的電子郵件。
「所有談時間管理的書都提到,上班第1個小時,最好別把時間浪費在收信,我恰好相反,」本身是管理學教授的朱文儀解釋,「但對我來說,這是最有效率的時間管理方式!」
違背時間管理的通則,卻是得應付教學、研究、行政等繁重學校工作,回家還要教養一對雙胞胎的朱文儀認為,理想的開工模式關鍵在於,剛進辦公室的這一小時,她開啟電子信箱,把需要和外界溝通的時間,統統都壓縮在這一小時內,其他的23個小時,則一概不看信、回信。
朱文儀認為,現代人最大的時間殺手,便是時時刻刻都會介入生活的科技產品。例如隨時能上網的智慧型手機,常讓人們因突如其來的一通電話、一封郵件或一則即時通訊訊息起舞,打亂了眼前原本正在進行中的工作,讓人不知不覺的便交出時間主導權。
也因此,朱文儀離開辦公室後,便刻意讓自己和網路絕緣,不但家裡沒有裝設網路線,也超過10年不用手機,即便和家人、友人溝通,亦是如此。
維持這樣的溝通模式,很多人覺得不可思議,認為她一定常漏掉重要訊息。朱文儀接下系主任兼商研所長工作時,同事也打賭,這回她一定逃不過得使用手機,但事實證明,每天的工作還是運作順暢,「我24小時內一定回信,從沒有人抱怨找不到我!」
不為氾濫的資訊所役,成為時間的主人,便不會常感心力交瘁,「對大量消耗腦力的工作者來說,有快樂的情緒,也才能激發出好的創意。」她分享。

Tips 4>每月2天「空白日」補進度

35歲離開職場,擺脫證券商「朝五晚九」的操盤人生,財經部落客黃國華不僅把「創作寫書」當成企業般經營,對自己的部落格「總幹事耕讀筆記」也相當用心維護。
「但用心維護並不是就要時常『黏』在網路上」他說。過去,為了回應讀友留言,每天會占去他2 - 3小時,時間變得很零碎。後來調整為減少上網時間,並且降低回答頻率,不再一一回覆。但如果大多數讀友都提出類似的疑問時,他則會選擇在那幾天,寫一篇相關的文章放上部落格,讓大家觀念更清楚。一段時間後,他發現雖然不直接回答讀友的提問,但瀏覽人次不減反增。關鍵就在,他管理了多數網友的期待,反而得到「深海魚型」的網友支持。
對於自由工作者來說,自己就是自己的老闆,行事曆的重點不在於排得有多周延,而在於本身有多少執行力,「凡事不拖過今天」、「先求有、再求好」是他落實執行力的原則。
如果發現隔天的事情太多,黃國華會要求自己超前進度。甚至每晚就寢前,若看見今天行事曆上的事情沒做完,他會做完才去睡。
「就算當天的靈感很差,但我已經規定這一天自己的新書進度要寫1,000字,我就是會把1,000字先寫好,之後等精神較好、比較有靈感時再調整。」
黃國華要求自己,行事曆中計畫的事「只能提前不能延後」,因此若是突然有臨時要事,恐耽誤到隔天行事曆規畫的進度,他會把隔天的工作往前挪。他不追求完美,因為他認為大部分的事情都有補救修正的機會。當然,他也懂得適度拒絕他人不必要的邀約,以避免自己的時間被突如其來的臨時邀請和請託破局。這些原則,讓他每年行事曆,能有9成以上的高達成率。
當然,行事曆的排定也非硬邦邦的一塊鐵板,為提高達成率,他每月空出2 - 3天,做為「空白日」,以防碰到不可抗力因素延誤計畫時,還可利用這幾天來補,避免因進度一再落後,最後放棄整個計畫。