你有沒有發現,成功人士都很忙碌,但他們工作效率相當高,而且還遊刃有餘做更多事情。通常我們以為他們會忙得沒有時間,但他們反而會刻意讓時間留白。留白是為了頭腦清楚,是為了走更長遠的路。

現在在職場上,每個人都有一個共通的問題,就是時間永遠不夠用,高階主管更是嚴重。如果忙得有結果,可能還覺得時間付出有代價,但很多人到頭來卻發現白忙一場,因為沒想清楚,只讓手腳動,頭腦沒動。

這樣的人每天夾在處理不完的雜事和緊急事件上,像救火隊一樣,滅了這個火,再跳入另一個火坑。每天累得回家只想躺下就睡,完全沒有時間思考。他們將大部分的時間都耗費在解決眼下的困難,卻無力想像未來的事。

忙,看似一個理所當然的現象,但是時間管理自己可以控制。只是我們通常都被行事曆拖著跑,並沒有有意識的檢視他的必要性。很多老闆們把行事曆交給祕書,為了彰顯自己的負責任,跟祕書說,只要有人需要我就排時間進去,久而久之變成行事曆的魁儡。

做決策,切勿「關關難過關關過」

前些日子跟一位政府官員聊天,他感慨現在的政府官員,每天都在忙著想對策,而不是政策。政策是長遠的計畫,而對策只是把當前的問題解決,官員無力思考方向,只能見招拆招,用「關關難過關關過」安慰自己。這對百姓是一件非常危險的事,非全民之福。

企業主管或領導人也一樣,大家都知道,越高位的人時間越重要,每一個決策品質都關乎到最後的成敗,所以領導者的時間一定要花在最重要的決策上。但是人如果一直處於極端忙碌和緊張的狀態,是無法冷靜的思考,而且頭腦會變遲鈍。因此越忙的人越要心有警惕,絕對不能放任自己太過忙碌,而沒有時間思考;否則在精神疲憊,思慮不集中的狀態下做決策,是非常危險的。

很多人會一臉無奈的說,我也沒有辦法,每天被行事曆追得連喘口氣的時間都沒有,當然沒時間想。但身為領導者一定有自覺,你是不是太習慣照著祕書排定的行事曆走?你是不是沒有拒絕不重要的會議?你是不是害怕時間空檔沒事幹,所以都事必躬親?你是不是沒有安排接班人,所以當你不在時,大家都要等你做決策。你是不是沒有安全感,需要證明自己的存在感?

如果你不曾思考這些問題,沒有深層的反問自己,只是日復一日忙得像陀螺,當然不會有改變。

獨處、留白,更清楚什麼事該做

我年輕創業有一段時間也是忙得焦頭爛額,連生病都找不出時間看醫生,就用意志力撐著;真的撐不住了,頂多跑去打一筒點滴又繼續工作。最後直到有一天,我發現自己時常處於焦慮和失去耐性的狀態,決策粗糙。在一次比稿失利、失去重要的客戶後,我大哭一場,從此決心改變。

我告訴祕書,將每個星期幾的某個上午或下午鎖住,不排任何的會議,我要獨處。那個留白的時間我會刻意遠離辦公室,有時去咖啡店坐坐或獨自散步,想一些棘手的事,是否可有更圓滿的解法,想公司未來的方向,想接下來人才發展的問題等重要而未決的事情,不讓他人打擾我。

空白時間對我太重要了,好多事情都在獨處的時間想清楚,心裡就更清楚什麼事該做,什麼事該拒絕。心裡篤定了,做任何決定都不煩躁,了然於心。

刻意讓自己有留白的時間,不需要覺得自責或心虛,唯有我們自己清楚這對我們的重要性。獨處時有利思考、有利閱讀,真的困惑時,找一位良師益友請益,都比我們無意識的在冗長工作中忙碌,要來得有價值得多。

像比爾蓋茲這樣日理萬機的世界級商業領袖,每年都安排至少1週的「思考週」,這一週他會躲在自己的別墅裡,看書,思考公司及產業的未來,如何改變世界等重大的議題,給自己一段不受打擾的獨處時光。越忙的人越要有留白的時間,讓自己清醒。

將時間留白絕對不是一件奢侈的事情,當你越沒有時間,越要強迫自己重新調整行事曆。讓你的心沉澱,讓你的情緒穩定,讓你有想像力,讓你的大腦更清楚的運作。

時間留白,絕對是領導者的必要之惡,是讓決策品質更好的關鍵時刻。

書籍簡介

逆風前行:變動年代的職場新能力

作者: 丁菱娟

出版社:時報出版

出版日期:2022/07/05

作者簡介

丁菱娟

  她有多重身分,影響力品牌學院創辦人、世紀奧美公關創辦人、AAMA台北搖籃計畫導師、二代大學策略導師,是創業家、作家、創業導師,也是生活實驗者。她於54歲辭去董事長職位,勇於開創斜槓人生。目前創立了影響力品牌學院,幫助台灣中小企業品牌被看見。她喜歡和年輕人一起共學成長,鼓勵跨代共融,相互學習。2013年獲選亞太區CMO創業類的女性領袖獎。


責任編輯:倪旻勤
核稿編輯:李頤欣