疫情三級警戒之前,在我【邏輯表達力】實體課程的下課時間,有兩位年輕學員來問問題。

剛進科技公司上班的Jerry:「老師,我在公司開會報告的時候,明明就已經講得很清楚了,可是不知道為什麼主管聽完之後,還是常常很不耐煩地問我『所以呢、重點是?』,最近他突然要我都改成書面報告,我傻眼,上班就已經夠累了,還要加班寫報告,用講的不是比較快嗎?」

在健康管理產業擔任行政助理的Cathy:「我之前是想到什麼就講什麼,被老闆說講話沒條理,前輩就教我用『條列法』。沒想到條列法用了一陣子之後,老闆竟然嫌我太囉嗦,我真的不知道怎麼辦才好……」

這個時代,大部分人沒什麼耐心,如果你經常會不自覺的開啟「話癆」模式 ,講話不但沒有重點還很難打斷,人家看到你就頭大。因為時間就是生命,而你在浪費他的生命,他可以把這段時間拿去做更重要的事,為什麼要痛苦的在這裡聽你講話呢?

如果你的表達目的是「說明」或「說服」,別客氣,在一開始就要切入重點。以下,提供兩個讓口語表達更精簡的方法:

一、關鍵字聚焦法

關鍵字聚焦法有4個重要的原則:

  1. 在心裡假設自己只有10秒可以表達一件事情或一個觀點。
  2. 這件事或這個觀點,跟對方有什麼關係。
  3. 站在對方的立場,為你要表達的內容找出3個關鍵字。
  4. 把這3個關鍵字組合成完整的句子與論述。

舉例:主管正在為客戶撤訂單而煩惱,你認為這件事的處理重點在於重新贏回客戶的信任,而且你已經想好了3個解決方案,你想請他聽聽看。先問自己「我要表達的內容,跟主管有什麼關係?」答案是「他正在煩惱的事情,你有解決辦法,可以減輕他的壓力」。在你打分機給他或敲他辦公室門之前,先想好3個關鍵字。

如果是我,關鍵字會是:贏回客戶信任 、3個解決方案、15分鐘。接著,把這3個關鍵字組合成完整的句子 : 「經理,關於那個訂單被撤掉的案子,我認為關鍵在於重新贏回客戶的信任,我想了3個解決方案,可以跟你借15分鐘,請你聽聽看嗎?」

除了上述的方式,我也會把商管類的雜誌拿來當作練習的素材,方式如下:選讀一篇文章,看懂文章的意思之後,用筆把每個段落的關鍵字圈起來,要求自己在不脫離文章原意的前提下,用這些關鍵字組成更精簡的句子。

關鍵字聚焦法比較適用的情境有3種:

對方不打算給你時間聽你講細節

像是「一秒鐘幾十萬上下」的大老闆、正在趕時間要處理其他任務的同事、路過你專櫃的客人、跟你沒有交情的人。

對方期待能很快掌握關鍵訊息以便做決策

通常是你的上司、客戶會有這樣的需求,能越快get到你表達的重點越好;其次是第一線服務人員在工作現場遇到問題或麻煩,需要主管指示如何緊急處理的時候。

你只有很短的時間可以表達

例如 : 醫生對病患、你正在服務大排長龍的客人,但你眼前的客人纏住你問了很多問題,或者是在電梯裡遇到老闆,而老闆又剛好出題考你的時候。

二、分類條列法

使用條列法當然要比把內容講得一團亂要來得好,不過當中也有一些學問需要注意:不管有沒有投影片輔助,只要是口語表達,條列的內容少則3點、多則5點,盡量不要講超過5點。因為講超過5點,聽眾的心會累、頭會昏,注意力會開始渙散,然後就會覺得你講話不但沒重點,還一點都不精彩。

如果你條列出來的內容超過5點,請你把它們做個分類,變成兩層。我以108年國人十大死因為例子來說明:一、惡性腫瘤;二、心臟疾病;三、肺炎;四、腦血管疾病;五、糖尿病;六、事故傷害;七、慢性下呼吸道疾病;八、高血壓性疾病;九、腎炎腎病症候群及腎病變;十、慢性肝病及肝硬化。

等你唸完這10條,聽眾會很想翻白眼,心裡想「這我自己用看的就好,還需要你一條一條唸出來嗎?」

因此,不要劈頭就一條一條講,請你做一下這10條的分類。如果是我來分的話,會分成 : 慢性病、急性病、意外這三類。口頭說明時,先講這三類,如果對方還有時間聽,就再講這三類裡面的細項,如此一來,不但可以幫助聽眾理解與記憶,而且不會因為注意力被你一直消耗而產生負面情緒。

責任編輯:易佳蓉