「視訊」已經成為職場溝通的常態，然而因為「視訊會議禮儀」屬於新的疆域，缺乏過往經驗可依循，所以即便是已經身經百戰的專業工作者，也尚拿不準視訊會議怎麼做最合宜。至於領導者，雖然發覺團隊在開視訊會議時變得比較鬆散、溝通成效也下降，在職場禮儀上似乎也有不合宜之處，但是針對應該如何校準才能讓大家產生共識，也說不出個所以然。
因此，我想藉由幾個視訊會議常被忽略的狀況，與你分享視訊會議的參與者所該避免的禮儀地雷。
1. 不開鏡頭
首先，如果你參與的是「視訊」會議，請一定要開鏡頭，這是最基礎的——畢竟這是一場視訊會議，而非電話會議。
想想，一場視訊會議中，有些人有開鏡頭，有些人沒開，這等於是一場「資訊不對稱」的會議，也會讓人在潛意識中產生「被窺探」感受。 所以，除非有正當理由（例如須保護某些參與者身份，或是所處地區網路訊號不佳），否則一定要開鏡頭。若因為特殊理由不能開鏡頭，也需要特別說明，千萬不能在一場大家都開鏡頭的會議中，唯有你不開。
2. 不準時
我在先前的文章提過，實體會議遲到3分鐘，或許不算礙事；但讓大家在線上等1分鐘，卻會造成「等很久」的心理感受——線上會議的「準時」是更加重要的。
所謂「準時」的定義是：可以立即進入討論。這意味著不只人到場，也包括聲音的準備、鏡頭的準備、網路連線的準備、資料的準備等，千萬不要大家都開始討論了，你還搞不定鏡頭，或是麥克風一開就產生刺耳的回授噪音。如果你對視訊會議的軟硬體不夠熟悉，請務必為自己預留充裕時間，先做設備測試，確保當會議時間開始時，你是「立即可以進入討論」的狀態。
3. 缺乏回應
平時在實體會議中，我們可以透過參與者的語言、肢體動作與面部表情，來感受到大家的專注度與同意度，甚至是氣氛的細微變化。
然而，視訊會議裡，有人在發言時，其他人的麥克風通常都是靜音，少了附和的話語，相形之下，肢體動作與面部表情就更為重要，否則會讓發言者產生「自己說了半天，大家卻沒反應」的感受。所以，當你是傾聽者時，需要比平時更刻意地使用肢體動作與面部表情來「回應」，例如點頭、手勢、微笑，或是在聊天訊息中回應「收到」、「了解」。
4. 突然消失
視訊會議，「消失」是大忌。即使真的需要暫離，也需要先行告知。正確的步驟是：先以文字訊息說明「抱歉我需要暫離3分鐘」，接著關上視訊鏡頭與麥克風，方能離開。
千萬不要鏡頭沒關，就逕自離開電腦前，讓所有人看到你的背影；或者忘了關麥克風而戴著藍芽耳機進洗手間，讓大家聽到「一陣水聲」...那可就尷尬了！
5. 心不在焉
我們會認為：實體會議中，大家共處一個空間，大家都看得到你；視訊會議，則是各自置身於自己的空間裡，所以很有私密性。這是個天大的「誤會」，因為每個人雖然置身於各自的小房間中，但每個人的小房間，卻都被放在亮晃晃的大舞台上，被所有人一覽無遺。
因此，你需要建立一個基礎概念：視訊會議等同於實體會議，無論你做什麼，都會被看見，所有你不會在實體會議做的事，就不要在視訊會議時做。
拿這裡的「分心」來說，即使議題暫時與你無關，也需要意識到自己「正在會議室中」，不宜直接開始做其他事。就算真的需要處理緊急事宜，也需要先告知大家「等一下我需要處理一個急件，會一邊用電腦一邊聽」，並徵求與會者的諒解，方可進行。
6. 隨意發言
實體會議中，你一言、我一語的交談是常態，然而在視訊會議內，如果當別人發言到一半，你任意插話進來，不僅魯莽，也會讓發言者感到唐突，讓其他與會者感到混淆。你可以直接「舉手」，在對方講到一個段落，主持人請你補充時，再進行發言。
此外提醒你，若與會者彼此並不熟悉，或即使彼此熟悉但參與人數很多，在發言時需要先「自報家門」再繼續往下說，如「我是Kevin，我的看法是…」。
7. 岔出主題
視訊會議的節奏，比實體會議更緊湊。或許在實體會議中，隨心所欲聊兩句無傷大雅，還可以促進同事間的感情；但到了線上會議中，由於人的注意力與耐心都變得更加有限，因此所有「和主題無關」的話題，其擾人與惱人的程度，都會比平時多上數倍，也會讓人對岔題者產生「不夠有效率、少根筋、白目不長眼」的感受。
8. 發言冗長
同理，視訊會議上發言，比在實體會議發言，更考驗你的清晰力與口語表達能力。因為視訊會議上，你的發言會透過耳機直接傳遞到對方的耳朵與大腦中，因此任何冗長、累贅、言不及義或模稜兩可的話語，都會變得更加明顯。建議你：發言需要更精煉、更有結構，盡量簡短有力，避免冗長、贅字。
9. 邊吃東西邊開會
至於開視訊會議時可以吃東西、喝飲料嗎？不要小看進食對形象的殺傷力，我的建議是：任何會產生「咀嚼」動作的食物或飲料，都不要在視訊會議時食用。
喝水、茶、咖啡還可以，但珍珠奶茶就不太適宜了，甚至嚼口香糖也會造成干擾。最後：請千萬不要對著麥克風打嗝！
10. 桌面不「乾淨」
有一位身為業務的學員，曾與我分享他驚險的經驗：在一次與客戶的視訊會議中，他分享了自己的螢幕畫面，當中露出了他的電腦「桌面」畫面，但桌面上赫然有他給這家客戶「競爭對手」的簡報檔案！他說：當時自己連忙結束分享，但也生怕客戶到底有沒有看到、會不會介意。
建議你：要做螢幕分享時，請確保自己的桌面「乾淨安全」：沒有你不希望別人看到的檔案、桌面圖案，而像是LINE等會彈出通知的應用程式，也請務必關閉通知。以免螢幕分享途中有訊息傳進來，大家就得對你的的訊息「有目共睹」了。
視訊溝通是一個嶄新的模式，也是今後的大勢所在。在這一波視訊溝通潮流中，能在浪尖中站穩腳步的專業工作者與企業，才是未來的贏家。期待這篇文章中提到的注意事項，能在你下一次參與視訊會議時，派上用場；至於「主持」視訊會議時又需要注意到哪些地方，就留待下次繼續探討。我們一起加油！
責任編輯：李頤欣
