「視訊」已經成為職場溝通的常態,然而因為「視訊會議禮儀」屬於新的疆域,缺乏過往經驗可依循,所以即便是已經身經百戰的專業工作者,也尚拿不準視訊會議怎麼做最合宜。至於領導者,雖然發覺團隊在開視訊會議時變得比較鬆散、溝通成效也下降,在職場禮儀上似乎也有不合宜之處,但是針對應該如何校準才能讓大家產生共識,也說不出個所以然。

因此,我想藉由幾個視訊會議常被忽略的狀況,與你分享視訊會議的參與者所該避免的禮儀地雷。

1. 不開鏡頭

首先,如果你參與的是「視訊」會議,請一定要開鏡頭,這是最基礎的——畢竟這是一場視訊會議,而非電話會議。

想想,一場視訊會議中,有些人有開鏡頭,有些人沒開,這等於是一場「資訊不對稱」的會議,也會讓人在潛意識中產生「被窺探」感受。 所以,除非有正當理由(例如須保護某些參與者身份,或是所處地區網路訊號不佳),否則一定要開鏡頭。若因為特殊理由不能開鏡頭,也需要特別說明,千萬不能在一場大家都開鏡頭的會議中,唯有你不開。

2. 不準時

我在先前的文章提過,實體會議遲到3分鐘,或許不算礙事;但讓大家在線上等1分鐘,卻會造成「等很久」的心理感受——線上會議的「準時」是更加重要的。

所謂「準時」的定義是:可以立即進入討論。這意味著不只人到場,也包括聲音的準備、鏡頭的準備、網路連線的準備、資料的準備等,千萬不要大家都開始討論了,你還搞不定鏡頭,或是麥克風一開就產生刺耳的回授噪音。如果你對視訊會議的軟硬體不夠熟悉,請務必為自己預留充裕時間,先做設備測試,確保當會議時間開始時,你是「立即可以進入討論」的狀態。

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3. 缺乏回應

平時在實體會議中,我們可以透過參與者的語言、肢體動作與面部表情,來感受到大家的專注度與同意度,甚至是氣氛的細微變化。

然而,視訊會議裡,有人在發言時,其他人的麥克風通常都是靜音,少了附和的話語,相形之下,肢體動作與面部表情就更為重要,否則會讓發言者產生「自己說了半天,大家卻沒反應」的感受。所以,當你是傾聽者時,需要比平時更刻意地使用肢體動作與面部表情來「回應」,例如點頭、手勢、微笑,或是在聊天訊息中回應「收到」、「了解」。

4. 突然消失

視訊會議,「消失」是大忌。即使真的需要暫離,也需要先行告知。正確的步驟是:先以文字訊息說明「抱歉我需要暫離3分鐘」,接著關上視訊鏡頭與麥克風,方能離開。

千萬不要鏡頭沒關,就逕自離開電腦前,讓所有人看到你的背影;或者忘了關麥克風而戴著藍芽耳機進洗手間,讓大家聽到「一陣水聲」...那可就尷尬了!

5. 心不在焉

我們會認為:實體會議中,大家共處一個空間,大家都看得到你;視訊會議,則是各自置身於自己的空間裡,所以很有私密性。這是個天大的「誤會」,因為每個人雖然置身於各自的小房間中,但每個人的小房間,卻都被放在亮晃晃的大舞台上,被所有人一覽無遺。

因此,你需要建立一個基礎概念:視訊會議等同於實體會議,無論你做什麼,都會被看見,所有你不會在實體會議做的事,就不要在視訊會議時做。

拿這裡的「分心」來說,即使議題暫時與你無關,也需要意識到自己「正在會議室中」,不宜直接開始做其他事。就算真的需要處理緊急事宜,也需要先告知大家「等一下我需要處理一個急件,會一邊用電腦一邊聽」,並徵求與會者的諒解,方可進行。

6. 隨意發言

實體會議中,你一言、我一語的交談是常態,然而在視訊會議內,如果當別人發言到一半,你任意插話進來,不僅魯莽,也會讓發言者感到唐突,讓其他與會者感到混淆。你可以直接「舉手」,在對方講到一個段落,主持人請你補充時,再進行發言。

此外提醒你,若與會者彼此並不熟悉,或即使彼此熟悉但參與人數很多,在發言時需要先「自報家門」再繼續往下說,如「我是Kevin,我的看法是…」。

7. 岔出主題

視訊會議的節奏,比實體會議更緊湊。或許在實體會議中,隨心所欲聊兩句無傷大雅,還可以促進同事間的感情;但到了線上會議中,由於人的注意力與耐心都變得更加有限,因此所有「和主題無關」的話題,其擾人與惱人的程度,都會比平時多上數倍,也會讓人對岔題者產生「不夠有效率、少根筋、白目不長眼」的感受。

8. 發言冗長

同理,視訊會議上發言,比在實體會議發言,更考驗你的清晰力與口語表達能力。因為視訊會議上,你的發言會透過耳機直接傳遞到對方的耳朵與大腦中,因此任何冗長、累贅、言不及義或模稜兩可的話語,都會變得更加明顯。建議你:發言需要更精煉、更有結構,盡量簡短有力,避免冗長、贅字。

9. 邊吃東西邊開會

至於開視訊會議時可以吃東西、喝飲料嗎?不要小看進食對形象的殺傷力,我的建議是:任何會產生「咀嚼」動作的食物或飲料,都不要在視訊會議時食用。

喝水、茶、咖啡還可以,但珍珠奶茶就不太適宜了,甚至嚼口香糖也會造成干擾。最後:請千萬不要對著麥克風打嗝!

10. 桌面不「乾淨」

有一位身為業務的學員,曾與我分享他驚險的經驗:在一次與客戶的視訊會議中,他分享了自己的螢幕畫面,當中露出了他的電腦「桌面」畫面,但桌面上赫然有他給這家客戶「競爭對手」的簡報檔案!他說:當時自己連忙結束分享,但也生怕客戶到底有沒有看到、會不會介意。

建議你:要做螢幕分享時,請確保自己的桌面「乾淨安全」:沒有你不希望別人看到的檔案、桌面圖案,而像是LINE等會彈出通知的應用程式,也請務必關閉通知。以免螢幕分享途中有訊息傳進來,大家就得對你的的訊息「有目共睹」了。

視訊溝通是一個嶄新的模式,也是今後的大勢所在。在這一波視訊溝通潮流中,能在浪尖中站穩腳步的專業工作者與企業,才是未來的贏家。期待這篇文章中提到的注意事項,能在你下一次參與視訊會議時,派上用場;至於「主持」視訊會議時又需要注意到哪些地方,就留待下次繼續探討。我們一起加油!

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責任編輯:李頤欣