講到請示,新時代應運而生的溝通方式就是LINE,有些對話禮儀還是要注意,畢竟你不是在跟家人或好友哈拉。以下這四大NG對話方式千萬要避開:

1.有話請整段打完,最多分三段,不要分成好幾句。

〈NG〉「報告」「組長」「剛剛客戶最新回訊」「趕不及交貨」「他們說是因為上游供貨的原料不足」。

報告事項要先講結果、結論,再講原因,這才是有效率的溝通方式。因此公事回報的正確格式,應該是「報告組長,客戶說無法如期交貨,因為上游供貨原料不足,這是我剛剛五分鐘前接到的電話。」

分成好幾段破碎的文字,只顯得你講話沒重點而已,也很容易讓對方感到不耐煩。我個人對這樣的訊息幾乎是零容忍:「劉主播」「最新消息」「剛剛客戶接受了提案」「這個案件我們會請你執行」「也麻煩提供報價」「謝謝」。一件很簡單的敘述,居然要讓我的LINE響六次,真的很疲勞!還有一種開頭,也請盡量避免:「問你喔∼∼」,當人家正等著你問、暫且已讀不回時,就已經是在等你開門見山問話了,你還要再追加一句「??」,好像在質疑「怎麼已讀我」,就算是平輩同事的溝通,都非常討人厭,更何況是面對客戶或主管了。

2.對主管講話,別用可愛貼圖。

盡量以「收到/好的/知道了/感謝」,這樣的字句回覆為主,以示認真,而不是用個OK貼圖,好似在敷衍你沒興趣的追求者。可以的話,再短的句子,也最好要加上標點符號,特別是當你在回覆上級主管時。當然,如果是輕鬆一點的談話內容,偶爾可以傳個貼圖、表情符號表示感謝和高興,但切記,唯有道歉的時候不行,你得要用文字好好道歉,傳再可愛、苦情的sorry 貼圖,都只是反效果而已。

3.跟公務有關的訊息傳遞,盡量以文字為主,保留對話往來紀錄。

當工作上有了問題需要釐清時,留下文字溝通的過程才有憑有據,而不是語音來語音去,必要的時刻,無法作為一目了然的有效證據。何況,如果想追求有效率的溝通,既然要用語音,何不直接致電對方還更快呢?不過,如果你是要打給主管或客戶,記得要先傳個訊息問對方是否方便講話,會更有禮貌一些。

4.重要的請示,如提案或報價用E-MAIL 比較好。

LINE的即時性,在某種程度上取代了E-MAIL。不過如果是有前因後果的提案、報價等等重要的請示,建議還是用E-MAIL,以一封完整書信的形式傳遞給主管或對接窗口。

但如果是用幾行字就可以說完的訊息,也別每一次都用副本,改用LINE即可,因為一大堆這種副本郵件,跟垃圾信其實沒兩樣,看多也是惱人,收到的主管更會覺得這位下屬到底是多沒主見、多怕承擔責任,才要做什麼決定都問東問西、昭告天下?

你不是自找委屈,而是少了心機:跨界主播的獨家職場處世學,解密累積實力、經營自己的41則工作心得

作者:劉涵竹

出版社:境好出版

出版日期:2021/03/11

作者簡介

劉涵竹

  學生時期就以進入新聞媒體界為職涯目標,曾任非凡新聞台記者兼主播、三立財經台主播,中天新聞台主播;擅長的領域從財經房產到時尚流行,十分廣泛,從文字記者出身的紮實基礎,讓她對於每一個產業都有獨特的跨界視角;現為東森財經新聞台特約主播,東風衛視《yes!潮有型》和三立新聞網《全民攻房戰》節目主持人,並在亞洲廣播電台擔任DJ,擁有節目《竹你好運》。

  在傳媒界工作多年、看過職場眾生相,劉涵竹從文字記者到踏上主播台,去年毅然辭掉人人稱羨的主播工作,成為自由媒體人,經歷各種職場的厭世倦怠期,她深深感受到:工作這件事情得做個三、四十年,只靠一入行的熱情和夢想,一定會心累、遇到挫折和瓶頸;在職場的道路上,必要的心機能讓人少走一些冤枉路,別白白消耗拚勁和成就,最後身心俱疲。與其夢想辭職、空想斜槓,現實是得先工作、經營「自己」這個品牌,未來才有機會不工作。

  FB專頁:「主播 劉涵竹」
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責任編輯:易佳蓉