「小陳,我剛發的mail你收到了嗎?」一早,同事小新發完電郵就花了半小時一一打電話給收信者確認信件是否收到,問候一輪確認信件送達。不到10分鐘,收件者們便再次來電詢問小新信件所寫內容的實際意涵及需求,待小新最後掛上電話就已經到午飯時間。

看似忙碌又充實的職場日常,其實工作效率極其低落。本文將分享職場的「電話」與「信件」這二個最常見的溝通工具,合理的運用時機及搭配使用的高效工作法,同時文章也會提供2個我常用的電子郵件模板給大家參考使用。

發信後電話確認,是困擾!不是禮貌

有些職場工作者基於善意提醒或禮貌,習慣在發信後打電話確認對方有沒有收到信件,但這個行為其實違背「電子郵件」的特性,電子郵件就是讓工作者當做備忘錄、記錄或交辦事項的溝通工具,有限次完成溝通。而與之相對溝通工具則是「電話」,它強調同步溝通,透過工作細節交流,將公事與以釐清確認,取得共識,短時間密集交換資訊。

一般而言,較佳溝通方式是將電話用於處理較急迫、需要馬上取得解答的要務溝通,像是稍後會議出席者、當日需回傳報告催件及工作關鍵點的釋疑等。甚至有些較為敏感的訊息,不適合留存文字紀錄者,如資源分配結果、人事動態等訊息,則建議改以當面或電話溝通較為安全;反之,電子郵件則優先處理職場上重要但不急迫的工作項目,如會議決議、提供報價單及合約等以電郵處理。

此外,電話與電郵其實善加搭配也有極佳的效果。例如有些公司窗口習慣用電話或口頭給予商業承諾(簽約合作),但離職或調任後概不認帳,此一行為往往衍生額外法律疑義。若你也遇到類似情況,良心建議但凡涉及利益務必留底,寧可「多此一舉」發個電子郵件給對方做為口頭承諾的書面紀錄,也好避免落入翻臉不認人的最壞情況。

因此,發完電郵再電話確認對方有無收到,其實是將最不急迫的事,迫使對方提至當下最優先事項立刻確認,這個行為對於當下忙於工作的同事來說,無疑是最無助於生產力的打擾,甚至是略顯冒犯的行為,所以這並非一項體貼合作方的好習慣。

老闆的時間比你貴,溝通善用三段式報告

因為工作關係,我發電子郵件給老闆、各部門主管或外部專業人士的次數是電話溝通的3、4倍,這些溝通對象的共通點就是「時間價值遠高於我」,日程極為忙碌,因此電子郵件的撰寫務必把握「簡要清晰」的原則,並將溝通重點放在主旨及信件結尾以加深印象。

建議電子信件內容控制在6行內講完,大概半個視窗,且重點不超過3點,結構大致包含三部分,依序是「自介(視需求)」、「事件簡要背景(1-2行)」、「請協助事項(2行)」及「對方非回覆理由及期限(1行)」。

順序可視對方對事件的熟悉程度調整,愈熟則可簡化背景說明,並將協助事項放到最前面。這裡簡單分享二個我常用的電子郵件模板分別是請求協助及電話溝通記錄給讀者參考,大家可以視工作需求調整內容,但大原則是「內容精要,重要的話後說」。

模板一:請求協助

主旨:【請於本週五前提供資料】依今上午業務會報決議,請貴處提供4月專案季報給本處分析彙整,感謝。

XX處長好:

我是企劃處的小米,今日上午老闆主持的業務會議裁示,為綜合檢討各處室專案執行績效,請業務處提供4月專案季報給本處分析彙整,並於下次會議說明。

還請處長協助以下事項:

    1. 專案資料提供請依附件格式提供並電郵回覆
    2. 指派貴處本案主責窗口

因本案需由本組彙整並於下週會前提供老闆裁示,還請貴處於本週五(5/7)前提供季報及窗口名單。感謝。

企劃處小米敬上

模板二:電話溝通後,總結、待協助事項

主旨:【請於本週五前提供修正企劃書】有關下個月XX活動企劃案電話討論之紀要,感謝。

小陳您好:
如剛電話所討論,摘要三項重點如下

    1. 企劃案請修正人事費用,並提供活動報價單。
    2. 記者會主持人簡歷請準備一頁A4於活動前提供老闆秘書。
    3. 有關貴單位反應活動當日人力不足一事,將於下週業務會議商請經理協助調派人力協助。

修正後企劃書請於本週五下班前提供,本處將重新檢閱後陳報老闆,感謝

備註:本信件將同步副知老闆秘書

企劃處小米敬上

溝通工具用得好,職場沒煩惱

保持職場溝通管道暢通是合作順利的基石。職場工作者可視溝通情境及目的,按需求選用不同溝通工具,愈是急迫及複雜方案討論,建議採取面對方或電話溝通,而重要性愈高涉及利害關係需要留存紀錄的資訊,則建議用電子郵件進行文字訊息交換,讓工作者可以先想再說。

至於大家近年普遍愛用即時通訊(LINE),因其兼具電話即時性及電郵可留底的特性,建議工作者在使用上要更加仔細小心。畢竟,「傳話精準,做事仔細」才是職場不敗生存鐵則,祝好。

*本文獲《Amigo阿米果的人生攻略@自學派對》授權轉載

責任編輯:易佳蓉