開會、簡報常被老闆說沒重點！Google最強總監 : 三分鐘講一個濃縮版故事非常有用

很多時候，我們完成專案計畫，決定簡報的主題，然後埋頭開始編寫內容、製作投影片或指示他人代勞。但是如果我們不能簡明扼要闡述自己的觀點，又如何能整合要傳達的訊息呢？這是個艱難的工程。

面對這種情況，該如何克服？你可以用一句話簡要地陳述關鍵訊息，這有助於在專心設計內容時，更能堅定自己的立場。

設計你的三分鐘故事

簡介一個專案或進度時，講一個簡化濃縮版本的故事非常有用，三分鐘故事正好能派上用場。如果你只有短短幾分鐘的時間告訴觀眾他們所需的訊息，你該說什麼？

在這個精簡的濃縮版本中，你必須涵蓋關鍵訊息，這點至關重要。同樣重要的是，要充分了解哪些細節可以被省略。在你遇到利害相關人士（例如，在電梯裡偶遇或視訊會議裡第一個出現的人），三分鐘故事非常有用，可以讓你快速掌握最新進度或獲得一些回饋。或是當你在會議上分配到的時間被限縮，三分鐘故事也非常實用。

如果你已經完成一個簡潔的版本，代表你知道自己要講什麼，你了解你的故事內容，你可以讓它配合指定時間。還有一個效果——三分鐘故事會減少你對投影片的依賴。

三分鐘故事的一個關鍵字——故事，我們給它一個簡單的定義：有情節、有轉折、有結尾的內容。在你的三分鐘故事裡，情節是你為觀眾設置的背景，讓他們做好準備，接受你要傳達的內容。轉折概括了有趣或出乎意料的部分，或攸關理解的全新訊息。結尾是呼籲觀眾有所行動：你希望觀眾聽完你分享的訊息後應該有什麼行動。簡略回顧一下上述要點。以下是三分鐘故事的1-2-3：

1. 情節：你為觀眾設置的背景
2. 轉折：觀眾須知道的新訊息
3. 結尾：你希望觀眾採取什麼行動

你的三分鐘故事一旦完成，就成為一個參考錨點，你再根據需要看是否得擴展或壓縮故事（這兩個額外工作同樣重要）。若你想擴展故事長度，可與同事討論你的專案計畫，聽取回饋；或與注重細節的利害相關者先來場非正式對話；也可在規畫該用什麼方式溝通或報告工作成果時考慮是否加長故事。不過，在擴展故事之前，我們先練習如何壓縮故事。我之所以先介紹三分鐘故事的概念，係因把整個劇情濃縮到單一句子是相對比較困難的過程，這正是我們接下來要做的事。

如何構思我的「核心想法」？

還記得我們一開始點出的問題嗎？我們經常在尚未確定目標之前就使用工具，埋頭構思內容。核心想法就是所謂的終極目標——你想傳達的關鍵訊息。把核心想法看成指引方向的北極星，引導你寫出替自己溝通加分的內容。一旦你完成核心想法，彷彿就有了內建的石蕊試紙，用來測試你考慮納入的內容是否合宜：這內容能否成功傳達我的核心想法？

我第一次在南西．杜爾特暢銷書《簡報女王的故事力》讀到核心想法，把它稍加改編後用於研討會，多年來已與成千上萬的人一起教授核心想法的概念，並練習如何構思與應用它。核心想法是我們傳授的最重要的概念之一。

核心想法應該做到以下三點：

1. 清楚表達你的觀點，
2. 傳達牽涉到哪些得失與利害關係，
3. 必須是個完整的句子。

以下一一分析這三點。

第一、清楚表達你的觀點

這一點鼓勵你具體表達你對某事的看法。我有時看到一些人因為受限於一句話的篇幅，掉進以下的陷阱：對核心想法的表達過於籠統空泛。例如：「我們得改善作業流程以便提高利潤。」雖然沒有人會反對這種說法，但這說法其實沒有意義，因為過於抽象，缺乏具體或吸睛的細節。若想成功，你應該往另一個方向發展——讓這句話更具體。例如：「先解決我們銷售過程的這個痛點，估計可以保住的潛在客戶可以上調10％，確定他們不會因為銷售過程而選別家，這可讓我們增加三十萬美元的利潤。」

可根據不同的情況和觀眾，重新調整用字或提出明確的行動，讓上面那句話更清晰具體：「請批准這筆開支，以解決銷售過程中的這一痛點，此舉能保住在銷售過程中會選別家的潛在客戶，進而提高我們的利潤。」

第二、傳達牽涉到哪些得失與利害關係

核心想法的目的之一是傳達會涉及哪些得失與利害關係，不過講的並非你的得失與利害關係，而是你的觀眾有何得失。這往往意味典範轉移（paradigm shift），因為你更習慣從你的視角而不是從觀眾的視角，解釋為什麼大家應該關心這個問題。針對你的觀眾，定調你的核心想法，亦即聚焦於對觀眾而言最具吸引力的內容。這個吸引點通常被稱為價值主張（value proposition），用來回答「為什麼觀眾應該聽你講話」的核心問題所在。

你可以用正面或負面的框架表達觀眾會有哪些得失或利害關係。正面框架聚焦於觀眾可以受益什麼，或是如果他們按照你的建議行動會得到什麼好處。負面框架則相反。如果他們對你的建議不予理會，他們會損失什麼，或是會承受什麼風險？以下這個思考練習，有助於你弄清利害關係，我經常鼓勵觀眾想像最壞的情況：若你的觀眾不按照你的建議行動，導致X（不好的結果），進而導致Y（更糟糕的結果），最後導致Z（絕對的災難）。一旦你跌到谷底，遇到最糟糕的結果，必須考慮做多大的調整，以適應所處的情況。若是採取正面框架，也是同樣的做法。最後決定哪一個更適合你的觀眾和現況。

第三、必須是個完整的句子

核心想法不是清單整理包或半成品想法；而是一個完整的句子。不過，也許更具挑戰性的是，它還必須是簡潔的一句話。雖然寫出或說出一個完整句子聽起來很簡單，但若是你熟悉之至的工作，這通常很困難。但這努力非常值得。

受約束的好處
時間有限、工具有限、空間有限。大家常認為這些是強加在他們身上的負面力量。但我鼓勵你重新調整視角：受約束可孕育創造力。自我施加的限制，例如用一句話表達核心想法，或是受制於便條貼的有限空間（我們即將討論到），可以幫助你用嶄新方法解決問題。要想了解更多細節，請參考播客storytelling with data第五集，主題是《受約束的好處》（the beauty of constraints），網址是（storytellingwithdata.com/podcast）。

僅能用單句（儘管這是任意而武斷的規定）是很重要的限制。首先，當你只能使用一個句子表達想法，你必須去掉細枝末節。由於篇幅有限，你必須狠心的確定內容的優先次序。這種做法有助於你專注於關鍵訊息。由於長度受限，每個字都很重要。亦即當你寫寫改改，並納入回饋意見，可能會發現自己反覆地替換用字或改變措辭。

雖然有時你會覺得精修或美化文字有些浪費時間，但這個過程是幫助你釐清思路的重要步驟。

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責任編輯：高郁捷
核稿編輯：張勝宗