面對出差的兩個誤區

說起出差,很多人本能地抗拒,能躲則躲,能讓則讓。這背後存在兩種錯誤心理:一是怕,擔心招呼不好老闆、害怕說錯話、辦錯事;二是懶,覺得訂票、安排食宿、回來核銷,很麻煩。之所以有這些錯誤認知,是沒有認清陪老闆出差的本質。

陪老闆出差其實有3大好處

一能拉近距離。由於場地的變化,出差途中的交談,既沒有辦公時的嚴肅,也沒有工作中的制式化,老闆放下架子,更具親和力,氛圍更輕鬆。而且,老闆近距離感受你的能力,如果你表現好,會大幅增加在老闆心中的好感。

二能獲取消息。平時聽不到的小道消息,可能在出差途中聽到,以前不瞭解的人和事,出差時大家閒聊可能會聊到。大家放下了戒備心,無意中會透露一些對你有價值的資訊。

三能取經學習。面對不同的群體,老闆如何表態,會上怎麼講,會下如何溝通。這些平時學不到的東西,跟在老闆身邊,親眼看到、親耳聽到,才記得牢、學得深。

先解決認識問題,才能解決行動問題。先要想到,再去做到。認識到陪老闆出差的重要性後,就要付諸實踐,去克服內心的恐懼和懶惰。機會來了不躲不讓,盡情享受出差過程,積累經驗。

直面恐懼,越是怕什麼,越去做什麼,挑戰自己的舒適區,會讓你成長更快。

出差前的準備

出差前有很多準備工作要做。比如:明確出差目的、天數、行程安排。根據老闆習慣或指示,與接洽地聯繫,告知對方你們的到達日期、交通工具、老闆的食宿標準、是否需要接送,以及是否需要對方提供相關資料。

買票前,向財務瞭解清楚,按規定,老闆是坐飛機還是火車。有的年輕人沒經驗,覺得機票打折比火車票還便宜,擅自做主買了機票,結果不能報銷,只好退票;還有的為了讓老闆舒服點,搭車買了商務座位,結果只能按照一般座位核銷,自己貼錢。

訂票前要做足功課,多問問有經驗的人,少走彎路。你的角色定位就是保姆級別的服務者,除了基本的要考慮,還要做到貼心。比如,考慮天氣變化,提醒老闆帶好衣物;提前查看天氣預報,如下雨,幫老闆帶個雨傘。部門裡有個女孩子很會辦事,每次出差,她都給大家發自帶的馬桶墊,很暖心。因為細節做得好,老闆每次都帶她。

除了生活上,工作上要帶好錄音筆、相機,如果用手機,帶好充電器、行動電源,確保關鍵時刻不出狀況。

出差途中的服務

行程安排基本都是提前定好的,也有特殊情況臨時有變動。比如,座談會需要增加人員、老闆臨時興起參觀某地,這些資訊要及時告知接待方。若因時間倉促或準備不充分,接待方會為難,不希望老闆去,又怕得罪老闆,此時你就要當好傳聲筒,向老闆解釋原因,分析利弊,提出替換方案。

既不能惹老闆不悅,又不能讓接待方為難。隨時關注老闆的要求,及時提醒接待方。假如原計劃老闆要發言,到了開會前,老闆不想發言了,提前告知對方,去掉發言環節。之前見過有的單位沒溝通好,鬧笑話。主持人介紹老闆發言,結果老闆當場說不發言,搞得大家很尷尬。

飲食和住宿方面需要留心。住了太吵的房間,影響老闆睡眠,要和飯店商量調換到安靜的地方;老闆吃膩了飯店自助餐,搜一搜附近有什麼特色小吃,趁機和老闆吃頓飯,還能增進感情。

服務老闆並不是太難的事。不圖名、不圖利,把老闆當成家人、朋友,真心為他著想,就能做好。很反對有的人,功利地去做一些事,也許做得不錯,但長久不了,誰也不可能裝一輩子;

我也不贊成那種太絕對、太自我的言論:老闆有手有腳,我為什麼要伺候他?認為服務老闆是巴結、是跪舔、是一心想往上爬。這是一種錯誤的價值觀,根源在於自我定位不明確。你的身份是下屬,下屬的本職就是服務老闆、做好工作。只要出於工作需要,該是你做的,你就必須做,這和人格、尊嚴沒關係。

再說,讓和你在一起的人舒服,本就是一種能力修養。看清這一點,你會陽光很多。對老闆的讚美,不會覺得是拍馬屁,而是一種發自內心的敬佩;幫老闆拿東西,不再把自己當成「狗腿」;幫老闆倒水,不再定義為獻殷勤。

想法開闊了,能力就上去了,能力上去了,路就好走了。另一種服務,體現在會聊天上。出差途中,你和老闆有長時間的相處,聊什麼就顯得格外重要。最保險的做法是,老闆聊什麼,你跟著附和。

怕冷場,你也可以挑起話題,但不能是背後說人壞話之類的敏感話題。就聊聊出差地的天氣、美食、交通、所去單位的大體情況等等,這些聊深聊淺都不會影響大局。如果想聊得深入點,可以請教老闆工作方法,或者聊老闆感興趣的、擅長的話題。

無論老闆嚴肅還是隨和,只要談到自己有興趣的,都不會冷場。

出差後的總結

回來之後,老闆們放鬆休息,你不能閒著。核銷發票、車票;整理拍攝的照片;收集老闆和對方談到的重要資訊;告知對方已到達,表達感謝。還可以給同事們分點帶回來的特色小零食、特產之類,講講一路所見所聞,加強交流。

以上都是比較瑣碎的後續工作,難度不大,如果有出差報告要寫,集中精力和時間處理,必須在規定時間內完成。陪老闆出差,沒那麼可怕,也不是苦差事,關鍵看你怎麼對待。利用好了,是機會,表現不好,是危機。

*本文獲微信公眾號「老秘書(ID:laoms6)」授權轉載,原文:陪領導出差怎麼表現?這篇乾貨值得你收藏

責任編輯:易佳蓉