一個在科技業上班的朋友，最近來跟我抱怨：疫情緣故，公司訂單少了很多。而同事剛好在這段時間轉職、離開公司，原本部門6人，只剩4人，現在遇缺不補，工作還是一樣多，真的有苦難言。
他問我，在企業輔導期間，有沒有遇過這樣的問題？我是如何協助企業解決此問題的呢？我跟他開玩笑說：1個老闆，用2份薪水，請3個人，做4個人的工作。但這有時只是老闆內心的想法，換了位置也可能換了腦袋。
不過，話說回來，這讓我想起我之前我輔導一家公司，也曾遇過這樣子的問題。
公司遇缺不補，分配工作好難
當時那個公司有一位同仁，利用我去公司輔導的時候，約我中午吃飯。我以為有什麼好事要分享，原來是他遇到一些問題：公司遇缺不補，分配工作好難。
他說：這都跟景氣循環有關。景氣好的時候，公司拼命找人進來，景氣不好的時候，就是遇缺不補。這幾乎已經成為一個有規律的管理手段。
當時他在生產製造部門，部門同事總共5位，其中1位因不適應工作節奏，選擇離開公司。離職同事一半的工作量，就瞬間落到他身上。
雖然當時主管承諾，要盡速找工程師進來補這個缺，解決大家的工作負荷。但在找人過程中，公司就宣布了暫時人力凍結，原因是未來幾季的訂單可能下滑。這聽起來簡直太殘忍。原本寄望新同事可以補上職缺，沒想到公司政策一改，未來半年都要接受超大工作量，真的會把人給累死。
不用加班，團隊還能「變更強」！
我在前公司上班時，也遇過這個問題。我就整理了當時採取的幾個措施，加上近幾年經驗，歸納出3個方式，提供這位同仁參考。
1. 提升效率專案
少一個人力，其他人的工作量勢必增加。本來不用加班的，現在可能天天加班，確實是一個惡性循環。
我建議他們先成立一個提升工作效率的專案。由同仁自己組成，每天花30分鐘開會，看看哪些工作還可以再提升、再簡化，大家腦力激盪想出一些方法。
利用專案團隊的運作，讓同事互相支援、討論工作，在同事之間形成一股「朝同個目標邁進」的氛圍。工作氣氛活絡，效率會隨之提升。
2. 小助理支援例行性工作
每個人都有一些例行性工作（如每日工作報表），這些工作可以化為標準作業，請公司內部的小助理、工讀生，協助這些工作。同時，也可以尋找更高效率的方式，來完成工作。例如：原先用Excel製作的報表，也許可以用Power BI取代，加速報表產出。
如果公司從來沒有小助理這樣的角色，則可以從另一種角度思考：招募小助理加入團隊，是不是能讓工程師做更有價值的事？如果例行性事務沒那麼多，也可以讓多個部門共用小助理。
3. 整合資源
趁這個時間點，重新檢視部門的使命。任一個部門的存在，都有它的使命。趁此機會，以部門使命重新檢視每個人的工作，也許就會發現，有些工作項目確實值得討論。有些工作確實並非部門該做的事。
當時，這位同仁就說：「其實有兩個工作項目應該是其他部門負責，只是一年前，不知道為什麼，這些工作被轉介過來，變成我們在負責。現在重新想想，這些工作真的不是我們該做的。是否可以跟其他部門主管協商，趁這個時間點，把這兩個工作轉回合適單位執行？」
屬於部門負責的工作，也可以重新安排重要性、緊急性。在人力短缺的狀況下，有些工作順位可以延後執行，對整個部門也無傷大雅。
舉例來說，我當時發現，這個部門有一些專案在進行。專案工作和日常工作擠在同個時間，已經缺乏人力，還要維持專案品質，真的會讓人喘不過氣。因此，我建議他們跟專案主要負責人協商，看有沒有哪些工作可以重壓交期。討論過後，果然有2個專案可以往後延3個月。空下來的時間，就可以去支援其他緊急又重要的工作。
除了重要性和緊急性，也需要盤點各項工作所費工時，重新梳理工作流程，花時間討論工作流程最佳化，把多的時間騰出來，重新組合部門資源，就有更多時間和餘裕處理工作。
吃午飯時，我把這3個技巧分享給這位同仁。我們講完之後，才發現整個餐廳只剩我們兩個。也真的是吃太久了！
那是一頓令我印象深刻的中餐。這位同仁，後來帶著我的建議回去執行。過了半個月，他跑來跟我說，成效非常好。我看見他臉上滿滿的笑容，自己也很開心，
我在科技業上班的朋友，聽完這段故事後，決定也去嘗試看看。希望這3個技巧，能夠幫到他，期待下次跟他聊天的時候，能夠看到他滿滿的笑容。
責任編輯：李頤欣
