小安最近剛接手一個案子，而客戶窗口是個非常關心專案進展的人，總是照三餐打電話來問進度。這讓小安覺得有點困擾，因為還沒有到內部預定的繳交時間，一直去問同事的處理進度顯得有點煩人；但若不問，則讓小安不知道該怎麼面對客戶窗口，同時也擔心如果時間到但東西無法如期繳交，後果可能不堪設想。
很快地，時間來到預計的到期日前2週，眼看同事還是沒什麼動靜，小安嘗試著以關心的方式發出訊息，確認同事的進度：「阿良，目前進度還好嗎？有沒有什麼需要協助的地方？」阿良飛快地回覆她：「數據上有點小delay，不過我今天會加班完成。目前還可以，不用幫忙。」小安這才稍微安心。
沒想到，到了到期日前3天，阿良卻突然跟小安說：「目前數據還是有些問題，可能需要延遲幾天才有辦法繳交。但因為資料的系統維修中，具體的時間要等到明天才有辦法確認。」這對小安來說簡直是晴天霹靂，原本認為沒問題的東西，到了死線前竟要開天窗！
到底小安該怎麼做，才能有效追進度？
【初期階段】交辦工作內容
在一開始就要先把按照進度執行的重要性說清楚、細緻切分每塊內容預計完成的時間，也可利用流程圖、甘特圖等工具輔助，並明訂截止期限。
你可以這樣說
交辦工作內容：「想請你在下週一下午4點前（具體時間），幫我畫出一張關於12月網站行銷活動的說明，詳細內容已經發送郵件給你了。」
【中期階段】工作進行
在過程中，負責人也要隨時注意交期與品質。如果有狀況，也要及時給予提醒。但也要留意，在追蹤進度的過程中，別讓對方覺得跟你說壞消息會有不好的後果，例如你可能會馬上上報老闆等等。
一旦你追問進度的方式讓對方「警鈴大作」，那麼很有可能接下來他就會盡量「報喜不報憂」，希望自己私下再進行彌補，導致你無法在一出現問題時就及時知曉。
NG說法：目前進度來得及嗎？你們有沒有什麼應變準備？需不需要我開始跟客戶或老闆溝通？
你可以這樣說
在團隊理解現狀的目標及風險後，可以說：你們建議我怎麼做？
【後期階段】即將結案
時間到了截止日前2週，準備著手催促進度時要記得先從動作最慢的那位開始。你可以先發mail給他，同時寄一份副本給他的主管，內容上從關心的角度切入，但要夠具體。如果沒有收到回信，隔天可以當面口頭再問一次，還是要以關心的角度切入。
你可以這樣說
現在狀況如何？1、2、3……（詢問具體的進度）、有沒有需要幫忙的地方？
從這天之後，每天都要盯一次，可以利用mail外加口頭提醒。如果還是「沒動靜」，要用正式、嚴肅的語氣明確說明嚴重性；再不濟也能退而求其次，先表達理解、再強調意義，最後加上苦肉計。
你可以這樣說
老闆說後天要交企畫案，不然會來不及跟客戶提案。（狐假虎威）
我們是為公司好，我知道你也很忙，我們一起解決。（拉高層次，曉以大義）
＊本文參考整理自《商業周刊》74期、1441期
核稿編輯：林易萱
