說到化繁為簡，多數人都會毫不猶豫地說：文字應該愈少愈好！多用圖像取代文字！
就像我在第一道難題中提到的做法，從大量文字內容中整理出脈絡、萃取出訊息，然後用圖解、圖像的方式來增加視覺上的體驗感，讓訊息的傳達更精簡、濃縮、好記憶！
這樣的說法，在大多時候是對的，但是在有些場景中做不到。比方說，合約或法例條文，刪減一個字，意思可能就天差地遠，文字內容本身就不允許被刪減；或是資料的提供者不希望你刪減文字的內容，也可能在刪減之後，資料內容還是很多。那麼，在不刪減內容的情況下，又該如何讓這些文字內容可以一目了然呢？
當需要呈現的資訊量很龐大，又受限於不能大幅刪減時，我們該思考的是：如何讓這些資訊的層次能夠清楚地區別出來？有效解決這兩項關鍵課題的聰明對策，就是整理出「資料脈絡」與運用「視覺法則」，協助補強。
聰明對策1：運用條列或心智圖，整理出資料中的脈絡，挑出重點。
聰明對策2：運用層次感、結構性、視覺化三種視覺法則，吸睛、引導重點。
將企業官網的說明內容，製作成新人訓練的文件
如果想直接自官網擷取內容用在簡報或文件上，由於網站內容大都是文字敘述，如果沒有經過摘要整理而直接「複製＆貼上」，只會暴露出不用心，讓整份文件顯得冗長沒重點；此外，官網的內容大多經過內部審核，想要精簡文字不是那麼容易。因此，既要保留完整的文字內容，又要清楚傳達訊息，真是一大挑戰。
在一次企業培訓的過程中，我就遇到了這樣的難題。
「老師，這是我們公司網頁上關於企業理念與文化的資料。在新人訓練時，這是很重要的訊息，能讓新進員工都能清楚公司的價值觀。但是說真的，每次都只能照著內容念或是請員工自己看，成效真的很不好！不知道有沒有好方法，可以改善這個問題？」
碰到上述不能刪文字，卻又要清楚表達時，你會怎麼做？（見圖3-20）
這張投影片的問題在於「層次感」不足，雖然內容分為副標以及內容兩階層的架構，並用了紅色字體來凸顯副標；但由於紅色標題的用字過於簡略，無法直覺地連結內容所要傳達的重點。面對這樣的問題，可以透過「增加」階層的做法來解決；同樣地，我們採用兩個聰明對策來處理這個案例。
聰明對策1：整理資料的核心脈絡，找出希望傳達的核心訊息是什麼？
重新理解這張投影片的內容，萃取出每個段落中的關鍵訊息，如圖3-21所示，共擷取出四段，分別是：①創造企業的價值，是全體同仁共同的信念與目標；②為客戶創造價值，是我們所有作為的依據；③品質的提升與穩定，是我們不變命題；④團隊的創造力是公司更上層樓的基石。
然後將原本「副標、內容」的兩階層架構，重新整理為「副標、關鍵訊息、內容」這樣的三階層架構。（見圖3-22）
聰明對策2：運用視覺法則讓關鍵訊息一眼就看見
第一步，是創造出畫面的層次感。
在前面已經區分為「副標、關鍵訊息、內容」的層次架構，所以後續只需要運用「對比」的方式，將三者的層次區隔出來就可以。
接下來的第二步、第三步，是建立起內容結構與設計能讓人更好閱讀的視覺溝通方案。
最簡單的方式，就是採用條列式的列點呈現結構，再運用顏色、大小的對比來凸顯層次，更好閱讀。（見圖3-23）
但是這麼做的缺點，就是過多的階層會導致字型大小受到壓縮使得空間太擠。所以，我們可以試著將副標與關鍵訊息合為一個階層，有效利用空間，閱讀起內文才不會覺得太壓迫。（見圖3-24）
當然，你也可以發揮巧思，將空間結構調整為「水平／垂直並列」的形式。（見圖3-25）
以上就是在不刪減文字內容的條件下，所做出的視覺化成果。如果沒有這個限制，我們就有機會做出更簡潔的樣式。（見圖3-26）
像圖3-26 這樣，只秀出重點與關鍵訊息，然後用口頭補充剩餘的內容，也是個不錯的方式。
案例重點提醒
- 在整個畫面中，你最想讓讀者看見並留下印象的訊息是什麼？讓它一眼就能被看見。
- 文字內容的階層過多反而會導致字型大小被壓縮，可以藉由合併來減少階層，或是採用水平／垂直並列的形式來有效利用空間。
20道資料視覺化難題全解析：提案、簡報、圖表、讓數據說話、35個案例現學現套用，將訊息植入對方心智，讓大家都聽你的！
作者： 劉奕酉
出版社：新樂園
出版日期：2021/05/12
作者簡介
劉奕酉
知識型自雇者。
統計背景，擅長邏輯思考、數據分析、策略規劃、資訊視覺化與商務簡報等領域，擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷，為台灣少數具有深厚職場實務背景的商務顧問。
同時也是職場生產力作家，多家大型出版社、社群媒體指定邀稿對象。一年閱讀超過百本書、寫作百篇以上職場文章，以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。
現為簡報．簡單報創辦人、商業思維學院超級幕僚學程主理人、資策會約聘講師。
培訓、演講與顧問服務對象：
台灣微軟、台灣松下、聯詠科技、微星電腦、仁寶電腦、鼎新電腦、太古可口可樂、遠東新世紀、中國信託、富邦集團、國泰產險、信義房屋、日勝生集團、聯合報系等三十多家知名企業；經濟部水利署、教育部體育署、行政院國家資通安全會報技術中心、中華奧會、國家圖書館、台北捷運公司、國家教育研究院等十多家政府機關。
相關著作與網站：
• 職人簡報與商業思維 (yiyou.medium.com/)
• 著有《我用模組化簡報，解決99.9%的工作難題》與《高產出的本事》
責任編輯：易佳蓉
