一家上市櫃公司的主管寫信給我，說他們公司遇到一個問題：這兩年研發團隊做的專案都有達成目標，但目標設定都太簡單了，毫無邏輯可言，希望我能協助他們。
實際情況是，他們有項產品的開發成本是100元，目標設定為降到90元。但如果你詢問90元的目標是怎麼來的，回答竟是「大家有個共識，覺得這個目標是有辦法達成的」。
各位看到這個回答有沒有覺得怪怪的？
解決問題的第一步是「辨識問題」，要做到辨識問題，必須先知道理想目標要怎麼設定。我提出的高效解題3部曲，第一步就是辨識問題，那該如何辨識問題呢？其實就可以善用AIG（Actual、Ideal、Gap）法。
「問題，就是理想目標（Ideal）與現況（Actual）間的差距（Gap）」。現況如何往往不會有爭議，但理想目標沒有先溝通的話，每個人都會有不同想法。
當團隊成員對於理想目標的想法不一樣、又缺乏溝通時，工作方向就會產生分歧，增加溝通成本，甚至影響團隊氣氛。
我們來看個例子：
在公司會議上，老闆特別點名人資單位：「我注意到公司最近很多人離職，人員流動率太高。請人資處理，希望下半年能改善！」
身為人資的你，會後與同事立刻打開數據、瞭解情況。沒想到在討論時，你和同事卻產生了分歧。在你看來，這幾個月的離職率確實偏高，應該盡快提出對策；但同事卻主張，離職率還算合理，可以多觀察幾個月。
這個狀況，就是「對問題沒有共識」的典型案例。
當你和同事心中的理想目標不同，就得額外花時間對焦，才能達成共識。由此可見，一個團隊想要解決問題，在「辨識問題」這個階段，內部對理想目標一定要先有共識，否則很容易就會引發紛爭。
理想目標這麼重要，該如何設定呢？
實務上來說，每個行業特性都不同，設定理想目標的方法，自然有些差異。不過就我的經驗，可以往3個方向思考：「歷史資料」、「標竿學習」和「雙重目標」，幫助你快速制定理想目標。
舉例來說，主管指派你替業務部門設定明年的年度目標，你可以從這3個方向找到理想答案。
1.歷史資料
你可以參考過往的相關資料。不過，到底該選哪些資料來參考，沒有標準答案，一切都視你所在的產業、職位，或是遇到的問題而定。
比方說，當主管抱怨部門開會效率很差，你就能翻翻以前的會議紀錄，將過去的開會時間當做參考依據；回到「設定業績目標」的例子，如果手上暫時沒有足夠資料，我就會找出過去3年部門的業績數字，從中大致抓一個趨勢，來預測明年業績的理想目標。
假設，我發現去年的業績是100萬，過去3年，業績每年平均成長10%，我會把明年的業績理想目標，設定為110萬。
2.標竿學習
「標竿學習」就是參考外部的資訊。標竿，指的是同產業的競爭者，或是不同產業，但值得學習或效法的對象。
舉例來說，現在很多台灣的企業，都想學習台積電這家公司，到底怎麼做才能把產品的毛利維持在50%以上？
當你要設定業績目標時，透過「標竿學習」的概念，蒐集其他公司的業績目標當參考，再根據自家公司的狀況做調整。
3.雙重目標
「雙重目標」，是把從前2個方向找到的理想目標，當做「必達目標」，再往上加10～20％，當做「挑戰目標」。
這麼做的目的，是希望在完成「必達目標」後，團隊不會就此鬆懈，還能保持動力追逐更高的「挑戰目標」。至於挑戰目標應該要比必達目標高多少，沒有硬性規定。我習慣的做法是調高10～20%，當做挑戰目標。
回到「設定業績目標」的例子，參考過歷史資料後，你將明年業績的理想目標設定在100萬；再套入「雙重目標」的概念，100萬是你的「必達目標」，120萬則成為你的「挑戰目標」。
最後我想再補充很重要的思維，公司內部目標的設定，一定要參考市場與競爭者的現況，才有辦法訂出具有競爭力的目標。例如：成本降低專案的目標設定，一定是「成本降幅」要大於或等於「價格降幅」，這樣子毛利率才得以維持，這樣降低的成本才有價值。
責任編輯：陳瑋鴻
核稿編輯：倪旻勤
