「能者多勞」是最大的謊言！為什麼優秀的人總被工作淹沒，直到遞出辭呈？

「為什麼都是我？」——工作分配不均的組織

常言道「能者多勞」，工作總是會流向能幹的人，但是工作分配過於偏頗的組織會讓整個職場的人失去動力。

比方說，有個部門明明有5個人，卻只有某個人特別忙，每天都得加班到深夜，連休假都得把工作帶回家。

儘管一開始身邊的同事都問「要不要幫忙？」，但那些工作很專業，當事人也覺得做這些工作很有成就感，所以很難將工作分出去，身邊的同事也就越來越不問他要不要幫忙了。

不過，當這個狀況持續了幾個月，當事人也開始覺得「為什麼只有我在做事？」開始覺得自己是受害者。身邊的同事也只會站在旁邊說「我們又不受期待」這種風涼話，整個職場的氣氛也變得很尷尬。

「不能請假，沒人幫忙」——無法共同完成工作與分擔工作的組織

另一方面，由於工作的分工越來越細，所以開始出現隔壁同事的桌上擺滿了文件，卻不知道他在做什麼工作的職場。越來越多遠距工作者，也有不少職場開始往這個方向快速轉型。

在這種背景之下，會出現「不管發生了什麼事情，都不能請假，也找不到別人幫忙」的問題。

只有管理職能夠掌握整體的狀況。員工之間不會分享現在誰在做什麼工作，做到多少進度，所以就算有人力，也無法突然找別人代替自己工作。

改善方案：建立分享資訊與工作的「機制」

上司主動取消較不重要的工作

有些人對工作很有責任感，不管遇到什麼工作，都會咬著牙完成，而這類型的人很容易陷入「自己一個人努力」的困境。

但是這絕對不是組織樂意的事情。如果是因為上司分配不公所引起，此時就要多派點人力到這個忙到不行的人底下，或是建立一個能將工作發包給外部專家的機制。

此外，如果要進行新挑戰，就得下定決心取消那些徒具形式的業務或是重要度較低的工作，不然所有人都會疲於奔命。

打造積極分享資訊的「機制」

不管是哪裡的職場，「分享知識」都是不可或缺的機制。尤其如今已是在家上班的遠距工作變得理所當然的時代，更是難以像以前一樣，透過閒聊交換資訊。

我們必須先知道的事情就是，進入這個時代之後，只要有人因為生病或是受傷而沒辦法工作，這個工作就很有可能會沒人做，所以建立分享資訊的機制，就能避免組織內部的工作掉進三不管地帶。

「分享知識」分成「累積型」與「流動型」兩種。

「累積型」是將過去的工作內容存入資料庫的分享方式。

比方說，將記載成功經驗的文件、贏得大筆訂單的企畫書儲存在誰都能隨意查閱的地方，或是將偶爾會發生，但很難透過經驗傳承的重要工作內容、工作技巧存起來，讓其他人在需要知道這類資訊時，能夠隨時搜尋得到相關內容。光是做到這一步，就能一定程度的避免工作落入三不管地帶。

不過，如今已是變化激烈的時代，過去的成功經驗不一定能於現在的工作應用。

此時需要的是能跟大家求救，瞬間分享改善方案的分享機制，而這就是「流動型」的資訊分享機制。

假設業務答應了顧客前所未有的要求，此時不管再怎麼翻找過去的資料，也找不到有效的對應方式才對。此時負責這位顧客的業務應該先讓大家知道自己的困境。

如此一來或許就能找到與自己遇到相同問題的業務，也就能彼此交流心得，找到因應的方案。此外，總部與相關部門若是看到這類資訊，覺得顧客提出的要求有可能幫助公司發展，就能根據這個要求開發新商品或是新服務。

若是能透過網路建立這種「流動型」的資訊分享機制，對於沒辦法實際見面的職場來說，絕對是相當實用的溝通方式，這等於打造了一個所有人能夠即時幫助彼此的環境。

有些職場或是工作需要的是「累積型」機制，有些則需要能夠瞬間分享資訊的「流動型」機制，只要能建立這類機制，就能打造高效能的集團，而不會只是在有人很忙的時候，只能跟對方說「工作很忙的話，我可以幫你」。

這類機制之所以變得如此重要，主要是因為一對一（1 on 1 ）的會議越來越普及。當我們開始在個人辦公室或是一對一網路會議工作，就會出現管理職了解所有人的工作，但是同事之間不知道彼此在做什麼的情況。

所謂的溝通分成2種，一種是讓所有人都知道某種資訊的「分享型」，另一種是只與某個人或某些人分享資訊的「分離型」。

一對一會議就是最典型的「分離型」，所以就算看到別人很忙，也沒辦法立刻問「要不要幫忙」，而就這點來看，當然要在組織或團隊之內，積極打造「分享資訊的機制」。

＊本文摘自今周刊出版《這就是工作讓人失去幹勁的原因》

責任編輯：陳芊吟
核稿編輯：倪旻勤