居家辦公月餘，除了大量的視訊會議外，難靠訊息說清楚的內容也多仰賴「通話」溝通。在一次通話中，Mia因著急處理文件於是一邊通話，一邊手指在鍵盤上快速飛舞發出「噠噠噠」的聲響……沒想到這個行為，卻惹來通話對象的大大不快，在電話中直批她：「不尊重別人！」

「電話禮節」本就是辦公室相當重要的一環，而在居家辦公無法見面的情況下，「電話」更成了相當重要的溝通媒介之一，從語氣與背景音可以聽出對方是否專心。也不難想像，為什麼和Mia通話的人會如此不滿了。

打電話談公事前你可以……

「打電話」是種強勢的行為，會迫使接電話的一方需要暫停手邊工作接聽，所以比較好的做法是：在撥電話前，先與對方簡單約定時間並口頭說明討論的內容，讓對方有所準備後再撥，才不會浪費彼此的時間。

若事發突然必須馬上通話，在接通時也該先向對方說明來意以及大概會占用多久的時間。並直接切入重點，省去冗餘的禮貌談話。準備通話前，也可以先將須透過電話溝通的內容列下，確保溝通的邏輯清晰且內容沒有遺漏。

電話中，該注意什麼？

電話溝通中，雙方只靠「聽覺」來接收彼此的訊息，所以更需要全神貫注，才能確保溝通的品質。若是一邊講電話、一邊分心處理其他事，不僅對方容易察覺你的不專心、也容易讓你在通話過程中錯過重要內容。

此外，敲打鍵盤或其他聲音也會使對方不由自主被聲音吸引而無法專注在談話內容上，在通話時可以盡量避免這類狀況為通話品質打折。

無法在單獨空間講電話，例如旁邊有人走動或對話造成干擾時，可以背對其他人，讓眼光不要接觸到其他雜亂訊息，或是眼睛看著定點（如電腦桌面、桌上一角）便可集中注意力。

周圍有急事須馬上處理，也請先向電話中的對方禮貌地道聲歉，請他稍等，按靜音等候或摀住話筒並儘快回到線上。如果需要談很久，就必須事先告知。

通話後，這步驟加分

在掛電話前，可以最後確認一次討論及待辦事項。或者也可以透過mail總結整理待協助事項，以及相關的日期等等資訊。更能有效收斂通話內容。

你可以這樣說

通話前
先傳訊：「請問您是否方便通話？想跟您說明一下目前＿＿＿（狀況），大概會占用5分鐘的時間。」

緊急通話：「關於之前A公司那個案子，對方的回覆期限提早須在今天下班前處理。我想先請您聽聽我個人的判斷，再請您指示。大概會佔用您約5分鐘的時間，不知道您的時間是否方便呢？」

通話中

需要處理手邊狀況時：「抱歉現在臨時需處理事情，我15分鐘後再回電給您好嗎？」

預期會受到干擾時：「不好意思，因為小孩準備上音樂課所以會有些干擾，我們盡速在干擾前完成討論好嗎？」

覺得受到干擾：「你的鍵盤聲有點大，我會被吸引，方便請你先暫停一下手邊的工作嗎？」

通話後

「總結一下，所以就是在週五下班前（時間）前有三項工作要完成，第一……（待辦內容）對嗎？」

＊本文參考整理自：《99%的人輸在不會表達》（大是文化）、好形象卿鬆學、Amigo阿米果的人生攻略-自學派對