我在外商工作多年，每年的12或1月，就是各大公司召開年度Kick off（啟動會議）的時間。通常，忙碌一整年的員工，會在富麗堂皇的飯店會議廳，聽著各部門主管描述今年的戰績，以及來年的策略規劃。
我看過不少部門主管，口沫橫飛地描繪未來，勾勒出一幅又一幅的宏偉藍圖：要開發多少客戶？研發多少產品？要辦多少行銷活動？猶如放煙火般炫麗，但到頭來落實的卻沒幾樣。
為什麼同樣是雄心壯志的年度計畫，有些專案年底可以大聲慶功、有些則是雷聲大雨點小，只希望沒被老闆點名提起？
關鍵就在一開始的「那一張紙」。
新的專案執行前，我都會和同事開玩笑說：「又要寫那一張紙了！」那張紙，就是專案管理上說的Project Charter（專案章程）。
這份文件，通常在專案啟動階段建立，就像小嬰兒的心臟開始跳動。關鍵是讓專案的利害關係人，對專案目標和衡量指標有共同的理解，這也是專案成功最重要的基礎。
若專案章程未明確制定，未來的一年，可能導致目標不清晰，同事不知為何而戰，甚至資源分配不當，甚至部門之間權責不分、衝突不斷，對公司整年目標的達成，必定是一大阻礙。
一份帶你上天堂的專案章程，包含六大關鍵元素，分享給大家參考：
1.有明確的「成功」定義
絕對不能是虛無縹緲的語言，而是清楚明確的定義專案要完成哪些事情，成功指標必須可衡量，而且是所有利害關係人共同認定的目標。
2.專案範圍
你可以為專案取一個激勵人心的名稱，但千萬不要住海邊管很大，一開始就要界定專案範圍，才不會邊執行、邊無限擴充，弄到部門間互相不爽，導致進度不斷落後。
3.負責人及支援團隊
整個專案要有負責人，就連每個環節都需要負責人。責任歸屬清楚，在定期追蹤的時候，才能釐清卡關時，誰該負責處理。
4.詳列所需資源
資源包含有形和無形的成本，來源來自內部、也可能來自外部，甚至需要額外動用預算。這些在一開始就得先預估好，再指派相關人員收集。
5.關鍵里程碑
沒有時間表的專案，等於告訴大家以後再做也沒有關係。因此，必須列出影響專案進度的關鍵里程碑，並訂出追蹤時間，才能讓大家有個底，預計有多少時間準備並理解進度。
6.風險預測
每個案子總有可控和不可控的風險，一開始就列出可能導致失敗的風險，甚至於想好備案，才不至於專案走到一半，慌了手腳。
這6個元素，雖然濃縮在一張紙上，卻是專案執行成功的基石，而這只是第一步，真正的挑戰在於啟動後的執行和危機處理。在新的一年，讓我們共同迎接挑戰，勇敢前行，引領專案邁向耀眼的成功！
責任編輯：林易萱
