在工作上，許多人會習慣使用表格來整理資料，這是為了建立資料的結構性，以符合分析工具所需要的格式；然後，將需要的資料表直接複製、貼上在報告上。
這樣的資料表肯定成效不好。為什麼？因為很難一眼看出重點，於是我們又在表格上加上顏色、畫上框線，來凸顯我們希望對方看到的重點。結果就是，令人眼花撩亂、複雜的表格與圖表，不僅看不到重要的訊息，也打消了對方想看的念頭。
其實，想要提升表格在視覺上的成效，我們可以透過視覺法則來改善。但是在這之前還有一道更重要的程序，那就是過濾出我們需要的資料有哪些。換句話說，不需要的資料即使重要，也不該放進你的表格或圖表中。
想要做出專業、有質感的表格，我有兩個聰明對策：
聰明對策 1：理解與篩選資料，只保留需要的資料內容。
聰明對策 2：運用視覺法則來提升表格的視覺效果、凸顯關鍵訊息。
如何在一個畫面中，處理表格太多、太亂的困擾？
畫面中只有1張表格，是相對容易處理的情況，只要依循前一個案例的做法即可。但如果是2張、3張，甚至多達5張的表格，要塞進同一個畫面，又該怎麼做才不會顯得雜亂呢？
電訪行銷公司的小蔡，就遇到了這樣的困擾。
他是一位企畫專員，負責將電訪的問卷調查結果，整理成統計數據的報告，提供給公司的客戶。如果你也曾經做過問卷調查，應該知道在問卷結果中有一項相當重要的基本統計，就是受訪者輪廓；比方說，下圖是小蔡整理過的一份受訪者輪廓報告。（見圖4-16）
小蔡說，原本是想用水平並列的方式來呈現這些表格的，但實在擠不下；而且這樣畫面下方的空間也無法有效利用。嗯，他的確挺聰明的，想到用拼湊的方式來進行版面的配置。那麼，你覺得如何呢？如果是你，會採用什麼樣的方式來呈現？
怎麼做？一種方式，就是運用視覺法則中的「對齊」就能快速提升整體的質感。（見圖4-17）
將左右、上下兩側的表格分別調整為一致的寬度，就能讓畫面呈現出井然有序的視覺感，這就是「對齊」的威力。（見圖4-18）
這裡我還用了一個小技巧，那就是將表格中的百分比符號都拿掉，統一在右上方註明單位，可以讓訊息傳遞更簡潔。如果單位符號重複大量的出現，就可以將單位「提取」出來，這也是表格視覺化常應用的技巧之一。
如果你覺得這樣就夠了，那麼我要告訴你：現在才要開始呢！
呈現出專業感的祕訣，就在於掌握細節。不知道你有沒有注意到，雖然「表格外」的框線是上下左右標齊對正的，但是「表格內」的框線並沒有對齊；這就是我們要進一步調整的地方。
聰明對策1：重新整理資料結構，大表格收納所有的表格
要讓所有的表格，從裡到外都盡可能地對齊，可以想像有一張大表格，將這些表格都納入其中。先在畫面上繪製出一個7×11 的表格，然後將各個表格的資料填入對應的位置中。（見圖4-19）
如此一來，就可確保所有的表格，不論是表格外、表格內，都可以做到對齊。
聰明對策2：利用視覺法則來提升整體的視覺化
接下來，就是調整細節。幫每一張小表格強調頭尾的水平框線、將表頭用紫紅色背景區隔，還有藉由表格內資料的對齊，我們可以消除所有的垂直框線，讓畫面保持簡潔，得到一張專業、有質感的整合性表格。（見圖4-20）
有時候，我們不見得都能做出這樣的版面配置。比方說，左方的表格沒有這麼多列、或是右方的表格少了一列，怎麼辦？比起將其中一側的表格拉長對齊，我建議保留下方的空白會是更好的選擇。（見圖4-21）
案例重點提醒
1.多張表格放在同一個畫面時，可以用一張大表格納入這些表格。
2.視覺化的重點在於「對齊」以及去除不必要的框線。
20道資料視覺化難題全解析：提案、簡報、圖表、讓數據說話、35個案例現學現套用，將訊息植入對方心智，讓大家都聽你的！
作者： 劉奕酉
出版社：新樂園
出版日期：2021/05/12
作者簡介
劉奕酉
知識型自雇者。
統計背景，擅長邏輯思考、數據分析、策略規劃、資訊視覺化與商務簡報等領域，擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷，為台灣少數具有深厚職場實務背景的商務顧問。
同時也是職場生產力作家，多家大型出版社、社群媒體指定邀稿對象。一年閱讀超過百本書、寫作百篇以上職場文章，以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。
現為簡報．簡單報創辦人、商業思維學院超級幕僚學程主理人、資策會約聘講師。
培訓、演講與顧問服務對象：
台灣微軟、台灣松下、聯詠科技、微星電腦、仁寶電腦、鼎新電腦、太古可口可樂、遠東新世紀、中國信託、富邦集團、國泰產險、信義房屋、日勝生集團、聯合報系等三十多家知名企業；經濟部水利署、教育部體育署、行政院國家資通安全會報技術中心、中華奧會、國家圖書館、台北捷運公司、國家教育研究院等十多家政府機關。
相關著作與網站：
• 職人簡報與商業思維 (yiyou.medium.com/)
• 著有《我用模組化簡報，解決99.9%的工作難題》與《高產出的本事》
責任編輯：易佳蓉
