兩週後，小安的部門要協辦一個千人的頒獎典禮。因為時間緊迫，執行力高的小安被分配到聯繫並整理獲獎名單、製作獎狀以及負責聯繫活動背景布幕廠商，這類需要密切聯繫、盯緊時程的工作。
主管：「妳把名單整理好後，直接交給印刷廠就好。他們那邊有我們固定的規格，知道該怎麼印。還有記得再確認一下，請布幕在前一天早上10點之前進場裝設。」
小安：「好，我會再問一下。」
經過兩天的名單整理，小安終於把受獎人的資料、聯繫方式按照受獎順序整理成表，沒想到送到印刷廠時，印刷廠卻說這樣「沒辦法印」。原因是資料的格式不符，要小安再重新整理一份符合格式需求的檔案。
另一頭，和布幕廠商聯繫時，廠商說9點半進場裝設。小安心想，老闆說10點前那9點半應該沒問題，就答應了。沒想到，其實老闆是希望「10點前裝設完畢。」因為小安沒有二次確認，導致當天現場的彩排延後半小時，等待布幕裝設。
善用5W1H原則提問
其實小安遇到的狀況，早在主管交辦工作時就可以預先排除，然而因為小安「高執行力」，反而在後續需要更多的補強。未來可以善用5W1H原則提問，幫助自己想清楚有沒有什麼地方遺漏：
- Why（為什麼）：做這件事的目的為何？
- When（何時）：這項工作最晚什麼時候完成？
- Where（哪裡）：這件事要在哪裡完成？有沒有特定地點？需不需要提前借用聯繫？
- Who（給誰）：這份資料、名單會給誰看？這項工作會影響到誰？
- What（格式）：有沒有先前文稿案例可以參考？
- How（如何製作／撰寫）：輸出成指定文件，這些基本的流程有沒有什麼需要注意的事項？
小安可以這樣問
主管：「整理名單」
小安：「請問這份名單是後續要交給印刷廠的嗎？先前有沒有固定的格式可以參考，還是可以問Amy？」如果是，就得考量不同單位，格式的問題；如果不是，就得再次釐清整理這份資料主要的目的，才不會漏了重要的訊息做白工。
「有沒有預計什麼時候要先拿到印刷好的獎狀，還是我先壓後天送印、大後天取件，這樣也來得及再檢查一次。」除了詢問老闆怎麼做，也可以提出你建議可以怎麼做，如果老闆覺得需要調整也可以再跟你說。
主管：「布幕10點前裝設。」
小安：「請問是10點前要裝設完畢嗎？我看目前規劃的行程，10點15分要彩排。如果彩排時間不變，我可能需要提前開禮堂的門讓廠商可以進來。這樣我也需要先請保全協助取消電梯門禁，也先跟您說一下。」
在答應、執行前，先多想一步：這樣做的目的是什麼。以這個例子來說，廠商幾點進場裝設不是最重要的，主管希望的是不要拖延到後面的行程。而小安的二次確認，除了避免掉主管在意的問題之外，也預先設想到其他相關、可能需要聯繫的人事並知會主管。
＊本文參考整理自《職場又不是沙發，追求舒適要幹嘛？》、Amigo阿米果的人生攻略-自學派對
核稿編輯：林易萱
