受到疫情影響,Eva的公司這週開始遠距工作,原先的會議也全都改成線上召開。為了確保每個人在線上會議中,都能維持在良好的工作狀態中,部門也調整了新的會議模式:規定每個人都必須開啟鏡頭、並要在報告後都發表自己的回饋。然而,Eva先前並沒有線上會議的經驗,到底該怎麼做才比較恰當呢?

當你在開會、簡報,或者和老闆電話溝通時,最好能夠以「目標為導向」的訴說,把你想跟溝通對象談的事情,用3個以內的重點列出來,當然,一個重點是最好的。在線上會議時,除了內容之外,「如何表達」也會是關鍵。以下3點建議:

語速要穩定

什麼樣的語速才是最恰當的呢?最能獲得好感度的語速,中文每分鐘200到240個字,英文則是200到260個字。一旦語速穩定,別人聽起來清晰、理解度和接受度也較高。

視訊時的「肢體語言」

視訊會議時,眼神到底該看鏡頭還是看螢幕呢?

一個原則:說話時,眼神看鏡頭;聆聽時,眼神看螢幕。當你在視訊發言時,看著螢幕對於對方而言就像是「看著對方說話」,因此也更能創造親近感。而在聆聽對方說話時,看著螢幕則是看著對方。這樣也更能準確接收對方想傳達的內容。

說話時,如果能面帶微笑更好。「微笑說話」,是一種有效提升影響力的方式;然而這並不容易,需要在平常就多加練習才能應用得自然。坐姿自然挺直背部,雙手自然垂放在桌上即可,不需要刻意做太多肢體動作。

「熱情」的語氣,怎麼創造?

想要聽起來更有精神,可以試著創造「熱情」的語氣,有兩個重要的關鍵因素:面帶笑容、音調上揚。

面帶笑容,除了更有影響力、也更為親和之外,當我們面部肌肉上提時,說話的聲音也能傳播更多、更清楚,所以說話時面帶笑容真的非常重要。

而音調上揚只是微幅的調整,並不是上揚得很高(像假音之類的),當音調太高的時候反而會有點做作,造成反效果。而什麼才是適當的「音調上揚」?則需要不斷的練習。你可以拿起手機,錄製一段自己平常說話的音調、再錄一段稍微高一點的聲音,讓自己習慣高一點的聲音,並練習讓它越來越自然。

你可以這樣練習

可以試著用平常的語氣及刻意調整的語氣,說出以下的話語,並比較兩者的差異。

關心的語氣:「你還好嗎?有沒有什麼需要我幫忙的呢?」

激勵的語氣:「我們一起加油吧,相信我們可以做到的!」

*本文參考整理自《不見面的說話練習》(大田出版)