6步驟AI會議紀錄整理術：用固定模板，把討論變成清楚的待辦事項

AI工具不是拿來取代我們，而是為了讓我們能把時間花在「真正要我們思考的地方」。我們都知道，一場會議不只是一場會議，它可能是團隊協作的決策過程，也可能是專案卡關的突破時刻，所以會議過後真正困擾我們的其實是「後續花時間釐清專案未來策略」、「確認接下來要做哪些待辦行動」。

但是，我們卻常常把最多時間花在會議後的資料、記錄整理，結果為了會議筆記拖延了那些真正要馬上去做的下一步行動，這樣的行為無異是「買櫝還珠」。

只是傳統的會議紀錄方式充滿了各種痛點：主持人講得飛快，你無法跟上；對話來回跳躍，記錄順序亂七八糟；會議過程與會者講了一堆，還得再花時間整理報告與Email。這些都是消耗我們寶貴的時間。

其實整理不好，這不是你能力問題，而是訊息密度過高、人力處理的效率太低。這正是AI可以切入協助支援的痛點，幫我們「釐清會議中的決策與行動訊號」。

這套方法適用於所有需要高效溝通的場合，特別是討論內容多且複雜的專案會議，或是需要精準追蹤行動的跨部門會議。

無論你是團隊主管、專案經理、還是需要同時處理多項任務的個人工作者，都能透過AI協作來確保會議的討論能確實轉化為可執行的成果。

AI是你的副駕駛助手，AI雖然能大幅節省時間，但它的價值在於「加速你的決策與行動」，而非取代你的判斷（畢竟AI無法幫你的錯誤判斷背黑鍋）。最終的行動清單仍需由你人工確認與校對，進而確保共識沒有落差。

AI會議紀錄操作教學

Step 1：為什麼需要AI會議記錄工具？

這套AI協作流程不是要你變得更依賴工具，而是讓你學會用工具放大自己的效能，讓每一場會議都能更快進入「創造價值的行動階段」。

當我們試圖用低效方式處理高密度資訊時，就會被迫卡在「文書助理」的角色裡。AI讓我們能專注在會議中的決策、協調與判斷，真正成為「決策轉譯者」。

Step 2：挑選對自己最方便的AI轉錄工具

AI語音轉文字（甚至是會議錄音專用AI工具）已經多如雨後春筍，甚至大多數線上視訊會議工具也都內建錄音與AI轉錄功能。這邊我們沒有要對工具做太多深入解析，而是針對常見的3種會議情境，分享對一般用戶來說最簡單易上手的選擇。

Step 3：如何處理多語混雜與專有名詞挑戰

中英夾雜、專有名詞頻繁，是台灣公司很常見的會議現場情境。現在大多數的AI語音轉路工具，對於多語內容的辨識已經有一定水準（不過台灣常用的台語，還是有侷限），這部分大家可以實際試試看即可。

而「專有名詞」的部分，例如專案特有的名稱、人物、技術、術語，可以製作一份「專有名詞表」，在AI要轉錄前，先提供AI，請其根據這份「專有名詞表」來轉錄，往往就可以有很好的效果。

以前面提到的Google NotebookLM為例，我們可以先新增一份專有名詞對照表。

接下來在轉錄時，請AI除了分析錄音檔案，也要對照專有名詞對照表，修改會議筆記內容，就能獲得很好的辨識效果，更重要的是可以大幅度節省後續修改潤飾的寶貴時間。

Step 4：應用「3段式會議摘要」

我們當然可以讓AI把「所有逐字稿」都轉換出來，但這樣其實有點浪費了AI真正「整理」、「重組」、「分析」的能力。

用AI摘要會議紀錄，不是要它幫你「記住全部」，而是幫你「轉譯為可用資訊」。3段式結構最適合會議筆記與摘要：

1. 背景議題：這段討論是在處理什麼？
2. 重點觀察：過程中出現哪些關鍵數據、爭議或決策？
3. 行動建議：這段話最後導出了什麼事要做？有責任人與時限嗎？

你可以在AI指令中明確要求輸出這3段內容，並加註需要標示會議參與者或引用關鍵數據，確保摘要可以立即使用。

Step 5：從摘要轉譯為行動清單

會議中最常見的溝通語句是模糊的，例如：「這案子你再follow一下」、「那份簡報誰來處理好？」。如果只是轉錄逐字稿，很有可能只是一對類似這樣的雜亂語句，這時候可以請使用AI判讀以下3要素：

• What：要完成什麼事？（如果能寫出具體項目與產出最佳）
• Who：誰負責？（要寫上負責人，也要確保負責人知道自己要負責該項目）
• When：什麼時候要完成？（最好有明確日期與時間）

示範指令：「請根據以下逐字稿，列出所有可辨識的任務，標示What（要完成什麼事？）／Who（誰負責？）／When（什麼時候要完成？），若有待確認的資訊請註記。」

Step 6：實作分享──我的AI協作節奏

每次會議後，我習慣以下流程（當作示範參考，但你可以搭配不同工具）：

1. 會議中用PLAUD.ai錄音並轉文字，確保內容完整。
2. 將逐字稿餵給ChatGPT，依「3段式會議摘要」、「行動清單邏輯」輸出摘要與任務。
3. 核對、補充細節後貼入自己的任務管理工具，並標注優先順序。
4. 需要回報的部分請AI幫我起草Email訊息。

這個流程沒有一個步驟是全部交給AI，自己完全不動手，但AI幫我節省了大約60%的紀錄與輸出時間。我能花更多力氣去思考與決策，而不是被反覆聽錄音與整理報告綁架，但也不會完全由AI主導，結果我自己根本不知道真正的討論內容是什麼。

重新定義「寫會議筆記」的價值

寫會議筆記的本質是「為了讓事情推進發生」，而非停留塵封在共用資料匣的會議記錄當中。

過去我們花大量時間確保每個字都被記下來，卻忽略了會後最重要的任務分工。現在有了AI工具，我們反而要重新調整焦點：不是把責任全部交給AI，而是善用AI把「會議噪音」過濾成「行動訊號」。

當AI接手機械性的紀錄工作後，你就能把注意力放在觀察會議中的人際互動、判斷決策背後的潛在風險，或是思考下一步策略。

因此，你不再是敲鍵盤的人，而是提煉共識、設定優先順序的人。

真正的效率來自「人機協作」

AI轉錄與摘要可以迅速提供初稿，但準確性、策略判斷與溝通語氣仍舊仰賴我們來掌舵。當你願意多做一個「人工校準」的步驟，補上情境背景、利害關係、專業措辭，也能讓AI處理得更好。

而當我們有好的會議筆記，就能確保整個團隊朝正確方向前進。

持續優化你的協作節奏

每個人面對的專案都不同，所以你需要跟AI溝通的專業術語，甚至你需要讓AI處理雜亂會議討論的邏輯都會有所不同。

上面提供的指令是基本版，你需要再根據自己的專案邏輯做修正客製化，根據自己需要的正式會議報告結構做調整。

我們可以抱持一種「做實驗」的心態，把每次會後郵件當成一次實驗：

• 這次的AI prompt是否清楚？
• 任務欄位拆解是否滿足需求？
• 專業用語分析是否正確？

如此每一輪修正都會讓我們在「下一次」AI整理筆記的流程更貼近團隊需求。

用AI做會議紀錄的實戰QA

Q：AI工具這麼多，我該怎麼選擇？

解答：工具百百種，我們時間很有限，別去追求最好的工具，而是思考現階段最適合你使用的。挑選時先從痛點出發：如果最需要節省聽打時間，專注於轉錄精準度；如果最在意資料安全，則優先考量支援端對端加密的硬體或雲端服務。

Q：AI轉錄的內容，直接使用會有風險嗎？

解答：會議逐字稿只是初稿。AI可能會在專有名詞、口音、語氣理解上犯錯。如果未經校對就直接使用，容易造成誤解。我們仍需親自把關確認，再更細緻的補上決策背景與情緒脈絡，才能確保最終對外訊息是精準且負責任的。

Q：AI摘要會不會讓我變懶惰，不再思考？

解答：AI幫你完成機械性的紀錄工作後，你反而能把精力轉移到判斷利害、預測風險、擬定策略，而這些才是對組織更有價值的工作。AI讓你成為更好的溝通者與決策者，而不是更懶惰的紀錄者，因為單純記錄在未來的價值會大幅貶值。

Q：如果講者口齒不清，AI轉錄還是會出錯怎麼辦？

解答：這是AI工具的極限，但我們可以利用下面這個會議小技巧來調整：遇到轉錄不精準時，可以在會議中使用「段落即時總結」技巧：由我主動複述「我確認一下，您剛才說的是……」來釐清語意。這個動作能建立共識，並在錄音過程也把模糊訊息轉成可執行的任務。

＊本文摘自創意市集出版《高效職場生存法圖解》

責任編輯：倪旻勤
核稿編輯：陳芊吟