我最近頻繁遇到需要簡報的場合，像是對公司老闆、對業務同事、對通路合作夥伴，也有對終端客戶的。
每場簡報都花我超多時間，即使公司有簡報公版，但我仍覺得不太滿意。就連產品功能介紹的模板，都只是把產品規格文件放到簡報中、加上美圖，所以讓我每一份都想客製化。
但要客製化要如何設計簡報？
不同的人想聽的東西不一樣，我原本會針對對方做很多研究、蒐集資訊、列出想講的要點。有點像便利貼法，先想出點，再來組合流程與呈現方式，思考如何讓他們聽進去。
但因為溝通對象和簡報主題不同，這樣太花費時間做準備、也太痛苦了⋯⋯。於是我順出了一套簡報架構，做簡報的速度和品質有顯著提升，我想通的是什麼呢？
我認為不應該由一個個重點拼湊出簡報內容，而是回歸3個核心問題：
- 他在意、擔心什麼？吸引他想聽。
- 我有什麼？建立他的信心，我可以做到他要的。
- 我要什麼？請他協助我，一起達成目標。
從這3個核心問題，我才能擬定「說服的結構」，說服的結構確定後，再填入我要講的點。
第二點的「我有什麼」，其實就是總部的產品介紹，就因為少的是第一點和第三點，我才覺得如此不合用。
第三點「我要什麼」其實不難，搞清楚提案目標，就知道答案。
而簡報策略最重要的，應該是針對「他在意、擔心什麼」進行設計 ，思考我如何引起他的興趣就好。
因此，對於老闆、業務、通路夥伴、終端客戶的提案策略，會有以下不同的結構：
說服老闆的提案結構
對老闆提案時，我的說服結構是：
第一段：市場很大。
第二段：這麼大的市場，我們主打那些客群，他們的需求是什麼？
第三段：我們怎麼贏？有哪些優勢？
第四段：接下來我要做什麼？
第五段：需要他支援什麼？
收斂成3個核心問題：
- 他在意、擔心什麼？第一、第二段。
- 我有什麼？第三、第四段。
- 需要他支援什麼？第五段。
說服業務的提案結構
對業務提案時，雖然結構跟向老闆提案很像，但其實有點不同。我發現市場很大這件事對業務沒有太立即的吸引力，重點還是在眼前的業績目標，所以我轉變策略，改變為：
第一段：業績目標是什麼？
第二段：怎麼辦？看看別的國家怎麼做到的？
第三段：那換成我們怎麼贏？找那些客戶，策略是什麼？
第四段：接下來如何讓我們一起達到目標？
收斂成3個核心問題：
- 他在意、擔心什麼？第一、第二段。
- 我有什麼？第三段。
- 需要他支援什麼？第四段。
說服通路合作夥伴的提案結構
對通路合作夥伴提案時，我會看這個夥伴深耕的產業，我們有沒有成功案例。
第一段：分享成功案例。
第二段：從案例帶到該產業的痛點與需求。
第三段：我們的產品如何幫客戶解決問題？
第四段：討論後續如何推進。
如果沒有適合的成功案例，就從痛點出發。但相比之下，有案例的簡報，更能讓通路合作夥伴相信我們有解決問題的經驗。分享真實故事，也能吸引注意力。
收斂成3個核心問題：
- 他在意什麼？第一、第二段。
- 我有什麼？第三段。
- 需要他支援什麼？第四段。
這很有趣，一般的提案簡報都把公司介紹放在最前面，產品介紹放中間，成功案例放最後。但我認為，反過來講才是最有用的，先講成功案例，讓對方知道你能夠解決、如何解決，他才會對「你是誰」、合作怎麼談有興趣。
說服終端客戶的提案結構
向終端客戶（End user）提案時，如果對方對我們還不熟悉，我的重點是先「建立連結與信任」。我會去查尋對方的客戶，或是他們正在推的解決方案，然後用3種方式開場：
開場一（如果有共同的知名客戶）：「您的客戶也是我們的客戶，我們都有服務這個產業最頂級的客戶的能力，所以您也可以信任我們。」
開場二（如果沒有共同客戶，但有共同產業）：「您專注於XXX領域，我們也服務這個領域最頂級的顧客OOO，所以您應該可以瞭解我們的實力，可以信任我們。」
開場三：「我對貴司做了一些研究，近年您最在意的問題是XXX，針對這個領域，我們有解法，是OOO⋯⋯」
處理完最重要的核心問題「他在意、擔心什麼」，接著就可以接上「我有什麼」及「需要他支援什麼」的簡報內容。
簡報模組化也是客製化，受眾更容易被說服
這個簡報製作方法省時又省心力。主要是開頭吸引對方注意力的環節需要特別設計，就能讓對方覺得我是完全客製化這簡報，誠意十足。
更重要的是，因為說服策略與邏輯線很清楚，所以對方更聽得進去，也能提高說服力，提案內容也比較容易被對方記得。
讓我最有成就感的時刻，就是前一個環節介紹結束，對方有問題，我的下一張簡報直接就回答了，有種暢快的爽感。
當然這些流程我還在發展中，也許能找到更有說服力的提案策略。雖然現在有ChatGPT可以快速列出簡報架構，但我還是覺得自己思考、擬定提案策略比較可靠，需要內容潤稿或翻譯，再交給它就好。
＊本文獲「Evonne Tsai」授權轉載，原文連結。
責任編輯：陳瑋鴻
核稿編輯：倪旻勤
