時間管理之所以那麼重要,不僅僅因為時間是有限的資源,有效管理時間還可以帶來各種好處,會影響一個人的生產力、效率和成就。人生是時間的累積,想擁有怎樣的人生,就看你平時如何利用時間。以下為高效工作者們,都能妥善管理時間的幾個共同點:

1.擅長制定各種進度表

懂得時間管理的人,通常會製作時間管理表,有系統的為工作或學習安排進度。只要按照所設定的計畫表執行,就能讓每件事有效率且在預定的時間內完成。

2.能精準的估算時間

不善於管理時間的人通常有一個壞毛病,對於時間的認知容易出現偏差,總是認為時間還很多;或者喜歡按照當時的心情來做事,這種狀況很可能造成拖延的現象產生,變成許多事情都拖到最後一天才開始執行。

到了那時候,心裡的壓力反而更加龐大,因為不確定是否來得及做完,而且有太多的事情等著你去做,也無法投入100%的心力在工作上。最後造成一切都處理得零零落落,成效不佳。

因此,只要有做好時間管理,不僅能讓你專心的投入每一件事,即使任務還沒有完成,但只要今天的進度已經達標,就可放心去休息,避免累積工作或學習上的壓力。 

3.擁有高度靈活性

懂得時間管理的人能夠同時處理多項事務,並在面對突發狀況時靈活調整行程。例如,原本計畫整理明天的報告,卻突然接到家人生病住院的消息,但高效時間管理者可以迅速的調度事情的先後順序,將風險最小化,達到效益極大化。

美國著名的時間管理大師彼得‧杜拉克(Peter Ferdinand Drucker)曾說:「時間是世界上最短缺的資源,除非善加利用,否則將一事無成。」 

哪種類型人的工作效率更好?

既然已知時間管理有這麼多好處,那麼就更應該好好把握時間。人們在生活中所做的每件事,都會消耗我們的心智能量,有些事甚至會產生心智疲勞。因此,如何分配心智能量,首先需要了解自己是晨型人還是夜型人。不同類型的人,其生活習慣、生活方式以及行為傾向都有所不同。以下是針對晨型人和夜型人特質的介紹,希望讓大家對自己有更深入的認識。 

晨型人的特質:

  1. 生活作息較為規律,習慣早起。
  2. 個性上墨守成規,較為保守。
  3. 較富有正義感和責任心。
  4. 喜歡具體的事物和思考方式。
  5. 平時善於社交,心境上平和且淡定。
  6. 抗壓性較高,不容易陷入負面情緒。

夜型人的特質:

  1. 睡眠時間較晚,喜歡深夜活動。
  2. 具有豐富的創意力。
  3. 思考方式較為抽象,喜歡天馬行空。
  4. 個性較為敏感,夜晚的思緒十分活躍。
  5. 平時喜歡獨自生活,獨立性強。
  6. 抗壓性較低,容易陷入負面情緒。

了解自己的生理時鐘類型,有助於找到最適合自己的生活節奏。建議大家充分發揮個人特質,合理安排作息時間,以提高生活和工作上的效率。

大家也許會好奇,究竟晨型人和夜型人,誰在工作或學習上的效率更好呢?根據外國學者們Preckel、Lipnevich、Schneider & Roberts在2011年的報告,針對晨型人及夜型人在認知能力、智力及學習成績進行相關的研究。

在研究過程中發現,雖然夜型人在認知能力和短期記憶方面表現較好,智商也較高,但最終的研究結果卻顯示,晨型人在實際的「工作效率」上更為優秀。究竟是為什麼?

外國學者Lipnevich(轉引自《Baer》, 2017)在2017年的採訪中表示,當前社會的運作規範更適合晨型人。學校和職場通常以白天為主,這使得晨型人在這個時間範圍內更能發揮優勢。相對的,夜型人在這樣的安排下,很可能會感到狀態不佳、容易疲勞,影響專注力。 

夜型人能變成晨型人嗎?

無論是晨型人或夜型人,並沒有所謂的誰比較優秀。只是根據目前已大致規範化的社會而言,晨型人對於上班族或學生來說會比較有利。

其實會成為晨型人或夜型人,主要是根據先天基因與後天環境的共同作用下所形成的。基因影響占54%,而成長環境、年齡等後天因素占46%(Hur, Bouchard, & Lykken, 1998),所以仍然可以根據後天的習性做調整。如果想調整為晨型人,可以試著:

  1. 晚上減少藍光光源,避免使用3C產品。
  2. 睡前1小時不使用電子產品,促使褪黑素自然分泌。
  3. 選擇遮光性不太強的窗簾,讓早晨陽光能夠進入房間。
  4. 鬧鐘響起後,不要再賴床,心裡倒數3、2、1,馬上起床。

真正的高效工作者並非不睡覺,而是他們知道該在什麼時間點起來,並選擇在最有效率的時間點工作。無論你是晨型人還是夜型人,每個人的體力和心智都是有極限的。因此,建議大家善用心智能量,根據自己的生理時鐘特質,在最佳的時段進行相對應的工作,以提升效率。

無論你是哪種屬性的人,都必須掌握適合的生活節奏,充分發揮自己的特質,善用心智能量。懂得時間管理的人,都擁有這樣的特質:

  1. 擅長制定各種進度表。 
  2. 能精準的估算時間。
  3. 擁有高度靈活性。

*本文摘選自悅知文化《AI時間複利的工作法

責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤