近期與朋友聚會,聊到工作中那些「令人難堪」的會議時刻。朋友S說了一段,前陣子經歷的慘烈提案會議,讓我深思如何在這樣的場景中保持冷靜,並提供有力的回應。
故事是這樣的:提案當天,S的團隊經過長時間的準備,甚至動用許多資源,做了消費者調查以及提供佐證數據。然而2小時的會議時間裡,S的團隊只講了3分鐘,剩下來的1小時又57分,都是客戶老闆的的砲火:
「你們到底有沒有準備?」
「這些內容完全沒有水準!」
「你們公司還有創意嗎?」
S數度想中斷客戶的批判,好讓團隊準備的內容可以講述清楚。然而,客戶彷彿不用換氣一樣,持續飆罵,完全找不到可以切入的空隙。
最後,S帶著所有團隊尷尬地離開現場。沒想到,客戶仍追到電梯口,繼續把沒有罵的事情講完。
這種場景若不幸遇到,你的內心一定大吼:「為什麼我會遇到這種事?為什麼情商這麼低的人可以當老闆?」
和形形色色難纏的會議戰奮戰多年後,我分享幾點秘訣,如何不卑不亢,在難堪的會議中保持冷靜,闡述自己立場,留下不讓自己遺憾的回應:
1. 事前模擬可能會有的問題
開會之前,針對會議中的關鍵人士做足功課,預想會有的尖銳問題,甚至會前打招呼,尋求其他會議人士的支援,有助於應對突發狀況。
2. 專注問題而不是情緒
會議當下面對挑釁或強烈的言語時,想辦法用第三者的眼光看待對方,專注思考對方的問題,而不是承接對方的情緒。除了深呼吸,我會回想自己曾有的高光時刻,沖刷被挑起的負面心情,再回覆對方。
3. 先假設對事不對人
我曾遇過一位老闆,對於團隊提出的任何想法,總是一再批評,就算案子有明顯進展,她還是會嫌:「你們啊,就是沒那麼聰明!換作是我,我還會多做這些事......。」
後來跟她溝通,才了解到她其實很肯定我們的表現,只是習慣評論人聰不聰明。
因此,遇到尖銳質疑,要專注於如何讓事情變更好,而不是糾結對方的批評。更好的方法,就是請對方提出建設性的建議:「我們可以做出哪些改變,來化解你的疑慮?」
4. 求大同存小異的開放心態
會議中有爭執,如同商業談判,需要先找出共同點,先尋求雙方都可以接受的第一步,再慢慢協調後面的歧異之處。開放心態有機會創造不一樣的火花。
5. 不卑不亢的結束
會中砲聲隆隆,要怎麼避免難堪收場?我的另外一位朋友T,做了不一樣的示範。
T帶團隊去跟客戶做簡報,客戶一直打斷,於是T說了一句:「謝謝您提出不同的角度和觀點,讓我們理解到,我們還有很多工作要做。不過,是否可以讓我的團隊把準備的東西精簡的講完,如需要改正,我們再另外約時間?」這個回覆,把客戶拉回專注簡報本身,也讓T贏得團隊的感激。
我們無法控制會議的氣氛,但我們可以有所準備。跨過種種難堪,事情往前推進後,會發現我們越來越百毒不侵。最重要的是,不要因為別人的批評、辱罵,而否定自我。相信自己的能耐,你才能為顧客、公司創造更耀眼的價值。
責任編輯:林易萱