在飯店上課的午餐時間，原本一起吃飯的謝副總突然離席，直到快上課才回來。

我禮貌性的關懷，卻引發副總大吐苦水：「老師不好意思，這年頭什麼樣的狀況都有！剛剛有兩個年輕同仁想離職，原因竟然是每天開會很無聊！」 

副總接著說：「由於疫情過後業績盯得緊，我要求各部門主管至少每兩天和底下開一次會，除了交代業績，也了解底下的狀況。沒想到業績還沒達成，人就走了好幾個！」

飯也沒吃的副總，氣色似乎更憔悴了，他很苦惱的問我：「開會就是開會，我實在沒有辦法叫他們不要開會，但有沒有什麼訣竅可以幫助會議輕鬆一點？」

和年輕人開會的3大態樣

每家公司花在會議的時間上很多，雖然會議是公司前進的必要成本，但面對目前的年輕人，主管常常會面臨以下「和新世代開會」的態樣：

1.主管講半天，底下沒感覺。
2.開了再多會，還是沒共識。
3.同仁不專心，主管易走心。

在討論有沒有讓開會更有效果的方法前，我想先提醒所有主管一件事：難道開會就只有交代工作的功能而已嗎？

開會常常被忽視的「進階功能」

很多人認為開會的功能，只有公告公司的政策和目標，其實好的會議可以有更多附加功能。只有基本功能的會議，和有進階功能的會議，舉例如下：

1.基本功能：宣告公司政策、強化團隊了解。

2.進階功能：增加彼此互動、激勵同仁前進。只有加上進階功能，開會才不會浪費大家的時間。 

開會輕鬆，下屬也願意執行的5個小撇步

1.會議開始時先解凍

會議如果開在早晨或一天準備結束時，大家的腦子不完全清醒，若直接開會通常效果不好，專注度也無法提升。

這時要想辦法讓同仁的腦袋解凍。解凍的方式有很多，可以由主席講個笑話、喊個公司規定的口號或晨操（如果有規定）。另外，還有一種「新鮮事分享」的方法，步驟如下：

（1）請每位同仁分享60秒「新鮮事」。
（2）舉出什麼是你遇到的「新鮮事」：包括最近看了一本書、吃過的餐廳、聽到一個笑話、學到了一個新知識，只要覺得夠新鮮都可以分享。
（3）結束後可以請A同仁，分享B同仁的新鮮事，增進對彼此的了解。

2.不同主持人輪值

會議幾乎都有主持人，可惜大多數的會議主持人，都由主管擔任，好處是整齊一致，壞處是毫無變化。

傳統的主管開會，過程多半規規矩矩，把上面交代的事情轉達，然後問大家有沒有問題？就結束了。

如果會議有不同人輪值當主持人，有以下好處：

．讓同仁有新鮮感和變化。
．訓練同仁重視公司的事情。
．讓同仁嘗試當主管感覺。

3.工作目標宣導

任何會議都還是有某些目的要完成，如果公司有要宣達的公文、政策的指示、目標的發布，都應該在會議中進行。但是盡可能不要在會議一開始就直接執行，不妨先進行解凍，等大家的接受度提高時再進行。

4.開放工作目標給團隊參與討論

任何工作目標想要達成，除了宣達以外，更重要的是，如何讓同仁願意心甘情願的執行目標。建議依照下列幾個步驟執行：

（1）先宣布公司目標的概況。
（2）請大家討論「想要怎麼達成目標」？
（3）盡可能讓同仁參與，提出做法。
（4）主管只要負責引導，訂出框架即可。
（5）主管避免直接干預，只要提醒拉回主題就好。
（6）讓同仁自行討論出「如何可以完成」的共識。

5.隱惡揚善的激勵

無論如何，在會議結束前，都要有讓同仁「開完會後，願意全力前進的激勵效果」，才是一個有效而成功的會議。

所以建議在會議結束前，別忘了：

．提醒最近表現不太好的「行為」。
．表揚最近表現比較好的「同仁」。

請記得，如果要激勵同仁，表現不好的地方請私下提醒，表現不錯的同仁請公開讚賞，才會有最佳的激勵效果。

最有效率的會議，就是大家開完會願意執行的會議

企業會議無所不開，想要讓會議確實有效，請務必達成「增加彼此互動、激勵同仁前進」的進階功能。最有效的會議，就是開會時輕鬆，開完後讓大家想去做的會議。

責任編輯：倪旻勤
核稿編輯：陳瑋鴻