工作量超載，主管可以做的3件事！改善工作方法、增進團隊效率

雖然領導者的最優先工作，是盡所有可能讓員工的工作量更符合實際的生產力期望，但是我們也意識到在很多情況下，工作量有實質的改變根本不可行。如果這時，你正在想著，這在你的公司就是行不通，那麼接下來將提供給你一套方法，讓你可以幫助團隊成員改善他們面對工作量目標的方式。

方法一：規劃清楚的路線圖（Roadmap）

針對員工因工作量超過負荷所導致的焦慮，其中一種幫助員工減緩焦慮的方法，是為團隊中的每個人制定明確且可實現的目標。不是由上對下的角度將工作任務分出去，而是根據員工的回饋和員工一起決定目標。

我們很少看到團隊成員是依照可以重複參考、完善且易於理解的路線圖來工作，這份路線圖應該要明確指示在什麼時間（週／月／年）內完成工作。綠山咖啡公司（Keurig Dr Pepper）的人資長瑪麗．貝絲．德努耶（Mary Beth DeNooyer）在訪談中告訴我們，他們公司的2萬名員工每天都在個人化的框架下工作，這些框架提供明確的資訊，幫助員工減輕焦慮。

作為規劃路線圖的新步驟，讓整個團隊都參與決定團隊目標的過程，是非常有效的方法，這有幾個關鍵的原因。首先，團隊成員比老闆更了解個別任務需要花多少時間來完成，以及在完成任務的過程中可能碰到哪些阻礙；當一位主管真正聽取這些意見時，將有助於減少未來不必要的壓力。

第二，透過整個團隊公開透明地一起決定目標，每個人也可以更理解什麼是最關鍵的優先事項，並調整自己以和團隊同步。

第三，研究顯示，讓團隊對共同目標有比較強的控制權，將有利於成員提高投入程度與生產力。西北大學領導力研究中心的主任亞當．古德曼（Adam Goodman）曾經寫道：「以共同的目標一起工作，而且這個目標也是你願意投入的，將會形成強大的連結並促進團隊合作。」當員工很容易在工作與團隊或組織的願景間找到連結時，會比較不容易產生職業倦怠。

方法二：平衡工作量

我們剛剛描述的共同決策的路線圖，有一個重點是必須確保團隊成員之間的工作量是平衡的，以避免某些成員被工作的重擔壓到喘不過氣。在我們訪談的許多團隊中，我們都看到一些壓力過大的苦勞員工，每週都工作70小時，但是團隊中卻有其他人是逍遙自在，每天準時5點回家。

主管如何做到讓團隊中的每個人都負責適當的工作量？

綠山咖啡公司的德努耶說，她定期監控團隊的工作量，試著打造一個在工作量高峰的時候成員可以互相幫忙的環境，以確保沒有人太常發生工作量超載的狀況。「我每週都會與團隊接觸，當我發現事情變得過多時，我會說：『好吧，工作的清單上有哪些事情？ 然後，哪些事情是必須由你做的？ 哪些事情是可以分給其他人做的？ 哪些事情可以等？』」透過這種平衡的方式，她可以有條不紊地確定下一週的優先事項，且對於必須做的權衡取捨、可以推遲的工作與可能需要哪些人參與，都維持公開透明。

雖然如此，我們知道有一些焦慮的員工在本質上會驅使自己要承擔越來越多的工作，因為他們工作的意願非常強烈，主管可能傾向於過度依賴這些人。這些人最後會負擔不成比例的繁重工作，直到他們受不了為止。然而，將工時與生產力混為一談是很危險的，這會在團隊中製造更多的焦慮。工時不等於工作成果。有些員工在平常的工作日中可以完成驚人的工作量，然後在5點離開辦公室，這並沒有問題。

3COze Inc.共同創辦人莉安．戴維（Liane Davey）說：「重要的是要讓你的員工了解，你沒有將工時和生產力混為一談。」做到這點的最好方法，是公開表揚出色的工作表現，而不論工時的長短。「如果喬瑟上週工作成果出色，即使他每天4點半下班，你還是需要在公開的場合表揚他。如果有人抱怨（關於他的工時）或是如果你注意到有人在說閒話，請在這些閒話傳開前先制止。你可以說，『我鼓勵你多注意大家的成就和貢獻，而不單單只看他們工作的小時數。』」

在團隊成員之間重新分配或分散工作需要時間和精力，通常1位主管1週需花好幾個小時在這些事情上。這包括嚴謹地考量誰的工作超過負荷、每個人的工作動力來源是什麼、誰需要發展成長的機會，以及我們現在的優先事項是什麼。達到平衡並不容易，也永遠不會有完美的狀態。無法避免地，總是會發生有某些人負擔的工作量不成比例的狀況，但是，關鍵是確保沒有任何一個人是長期一直工作量超載。主管若是做這樣的努力，就可以大幅降低每個人的壓力。

當每個人都定期參與關於工作量平衡的討論時，團隊就可以非常有效率地一起工作。在會議中，主管通常應該扮演會議引導者的角色或是指派可以流暢主持會議的某人來擔任該角色。團隊領導人至少應該掌握所有可得的事實和數據，幫助做出裁決並讓工作量能夠更公平的分配。（例如，托德接手了最新的兩個專案，接下來該輪到其他人了，或者，莎拉，你剛剛結束了和IT合作的案子，你現在有辦法處理這件事嗎？）會議的另一位關鍵成員是追蹤承諾的人，他會列出誰同意了什麼，以及時間表。

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方法三：讓團隊成員輪替工作

如果團隊的業務性質允許的話，領導者應該思考，讓高負荷工作量與高壓工作的人定期輪調去做較沒有壓力的工作，避免員工過度焦慮。哈佛的哈利．李文森（Harry Levinson）建議，「工作的節奏改變、需求不同，加上轉換至不那麼勞心勞力的情境，使人們能夠補充能量，並用新的、更準確的角度看待他們自己與他們所扮演的角色。」一項針對美國護士的研究發現，輪替工作有助於減少她們的職業倦怠。輪替工作激勵他們在工作上有更好的表現，並且讓他們可以學到新知識與技能。對這些護士工作的醫院來說，最棒的是這讓護士給予病人的照護品質提升了。

有目的性地輪替工作且給予員工適當的訓練，讓輪替工作可以幫助員工走出舒適圈，並讓他們接觸到平常不在他們工作範圍內的工作任務。這也是找出一個人核心動力的機會，幫助他們找到可以給他們更多成就感的工作。

責任編輯：鍾守沂
核稿編輯：易佳蓉