「變化」已經成為一種新常態,突發性問題接踵而至,緊急且無法預期的狀況越來越常發生,外在的變動環境逼得企業組織、個人生活,都必須隨之應變調整。

比方說,企業有同仁確診,該如何快速組織團隊,討論出應變措施?若公司的生計、員工的安全、合作廠商運作脫離正軌,你會怎麼處理?就算推行員工分流上班、居家遠距,打卡問題、工作效率問題、資安問題要如何解決?業務同仁,因無法群聚,難以親自拜訪廠商,該如何快速想出應對措施?

在如此關鍵的節點上,過往的方法讓人力不從心,已然無法「快狠準」解決問題,無論是生活中或工作上都迫切需要一套新工具與方法,來解決此類突發性的問題與狀況。

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身為公司的管理者,該如何快速做出決策?專用於應對變動環境的「動態問題分析與決策」,有4大心法,而每一個心法都可能是成敗的關鍵。

1.速度!速度!

由於外在的變化太快,在解決動態問題的時候,決策速度非常關鍵。我們不能再像過去慢慢搜集好方案,再細心、完整做出決策。在時間妥協下,應該是找出幾個「較好方案」,就開始執行,然後根據外在環境的改變,隨時修正對策。

當決策的速度加快,在選擇方案的時候,也許會造成一些反彈,因此過程中也要快速進行溝通協調。能兩天解決的,就不要拖到第三天;能一天解決,就不要拖到第二天;能夠1小時解決的,就不要超過1小時。

2.組成決策團隊

解決複雜問題,一定要建立一個團隊,集成員之力共同解決問題。但要注意的是,動態解決問題的團隊成員,選定依據和過去不太一樣。畢竟是要應付外在環境變動,建議在篩選成員時,要更強調勇氣、企圖心、主動性、衝勁、速度感等特質,專業能力強,甚至有跨領域技能的成員,也將是一時之選。

3.解題步驟快速循環

過去在解決問題的時候,是一個步驟接著一個步驟。例如:問題分析完,就接著原因分析,原因分析完,就思考對策,若對策有效,問題就此解決。

但現在面對動態問題,因為環境變動大、解題速度重要,很有可能在做完問題分析之後,進入原因分析階段,但又馬上回到問題分析。你會不斷在解決問題的步驟中來回循環修正。

因此,在解決問題的過程中,快速循環修正是很重要的心法。

4.沙盤推演下一步

相信大家都遇過「同樣的問題反覆出現」的狀況,明明已經解決的問題,卻再度出現。要徹底根除問題,確實有方法,不過這裡要強調的是,萬一問題真的再次發生了,我們該怎麼辦?

當外在環境不斷變化,我們不可能一直到等問題出現,才開始分析、解決,這樣只會疲於奔命。因此,預先沙盤推演所有可能狀況,先擬好各種狀況的應付策略,當後續問題發生時,在解題效率上就會有所提升,不至於被問題追著跑。

動態問題分析與決策8步驟

除了這些心法之外,還需要搭配一套方法來解決:動態性問題分析與決策8步驟。舉例來說,公司內部有人確診,你希望快速控制感染範圍,降低確診率。這是過去很少發生、甚至從沒發生過的狀況,但你必須快速解決,此時該怎麼做呢?

這類問題,就很適合使用動態性問題分析與決策8步驟來解決。在步驟中,有3種對策方式,分別為:立即處置對策、暫時(防堵)對策、治本對策。其中關鍵不單是針對當下問題立即做出決策,更要預先將未來可能會發生的狀況事先安排好,才能在環境變化快速的時代,以最快的速度找出決策的最佳方案。


以下透過一個案例來簡單說明動態性問題的解決方式。學習「動態性問題分析與決策8步驟」,找出最佳解決對策。

想像一下,疫情警戒從二級升到三級,公司除了讓員工分流上班,還可以想到什麼解決方案?

針對疫情警戒「二級升三級」這個狀況,企業大多採用分流上班對策,這個對策的重點是「立即、儘速」,雖然不一定能對症下藥,但有做有安心,後續步驟可以再依據情況變化進行校正。分流上班,在8步驟中便是所謂「立即處置對策」。

但分流上班僅是解決問題的第一步,下一步更需要同步進行組建團隊、描述與分析問題,並實施暫時(防堵)對策,也就是說,團隊應於24至48小時內,盡快分析問題、研討出暫時(防堵)對策。

此時的防堵對策,是強調100%杜絕問題,將問題的影響範圍縮至最小。舉例來說,對內,要求全體同仁每天量體溫、紀錄足跡、暫時停止業務外出行程;對外,通知所有供應商暫時不能拜訪公司、通知客戶產品交期會受影響。

接下來,再以量化數據資料,尋找問題發生的原因,發散性思考出可能對策,並從中選定最適合而且可以治本的對策。

若是順利將8步驟實行完畢,決策者就該把眼界放得更遠了。預先設想可能的問題、應對措施,才能爭取時間,完善細緻地推演出下一步,這才是動態時代的生存之道。

責任編輯:李頤欣