忘了公司歡樂時光(Happy Hour)的小確幸吧!現在最常讓上班族「宿醉」的,是各種工作會議。

根據2月《哈佛商業評論》(Harvard Business Review)報導指出,人們參加完一場無效會議後,會出現所謂的「會議宿醉」(meeting hangovers)現象。調查發現, 超過90%的員工有過會議宿醉、近3成(28%)的會議還讓員工「暈」到回家還在暈 ,造成揮之不去的負面影響。

考量到普遍員工每周繁多的會議次數,以及員工們對開會的態度會大幅影響整體工作滿意度(即使納入薪資、職位等),這個占比數字相當驚人。

「當我們參加了一場糟糕的會議後,我們並不會把影響留在會議室,而是把負面感受帶著走,進而讓我們的參與感、專注力下滑與生產力受損。」美國心理學家、北卡羅來納大學夏洛特分校教授羅格爾伯格(Steven Rogelberg)解釋了會議宿醉將對工作者造成內耗。

值得慶幸的是,研究指出,會議領導者可主動採取措施來預防會議宿醉。就算無法完全防止,經歷糟糕會議的人也能透過一些方法「復原」。

「會議宿醉」有什麼症狀?

為了應對糟糕會議帶來的「宿醉」,北卡羅來納大學與工作管理平台Asana的工作與組織研究者攜手完成了《工作創新狀態報告》。一共針對美國及英國超過5000名知識工作者進行調查,追蹤他們在糟糕會議當下及之後的心路歷程。

調查顯示,超過9成受訪者偶爾有會議宿醉經驗。過半數的人指出,宿醉負面影響了他們的工作流程或生產力;47%的受訪者也認為,他們的工作投入度降低。這些負面影響通常源於 「反芻」(Rumination)——不斷在腦中重播會議的片段。他們指出,會議宿醉也損害了與同事的互動,比如感覺與團隊疏離或只想一個人獨處。

有些人甚至將會議的不滿情緒帶到與同事的對話中,形成所謂的「會後會」。超過3分之1(36%)的受訪者坦言有時會向同事抱怨,27%的人則經常或總是這麼做。雖然這種「抱怨式社交」短暫提供了情感支持,但也會擴散消極情緒,加重宿醉效應。

至於會議令人沮喪的主因,受訪者指出最常見的6點:

  1. 討論離題或無關(59%)
  2. 缺乏明確議程或目標(59%)
  3. 時間管理不當(53%)
  4. 缺乏可行的後續行動及成果(48%)
  5. 參與度不均或過低(39%、38%)
  6. 缺乏有效的主持引導(30%)

舉例來說,一名從事教育的職員描述,她曾開會時整整1個鐘頭無法發表意見,只能被動的坐著,感覺自己只是「被湊數」的臨演,且時間感到氣餒。也有行銷人員則回憶起一次活動籌備會議,主導者毫無準備,連基本問題都答不上來,最後坦承:「我只是想趕快把這件事從清單上劃掉。」

這種挫敗的「宿醉感」平均持續約2小時,但有些人甚至會「暈」上一整天,部分受訪者就透露,曾把負面情緒帶回家,進而影響家庭生活。

領導者如何預防會議宿醉?

好消息是,領導者可透過5個「會議科學」方法緩解這些問題:

1.不是主宰,而是引導(Don’t dominate, facilitate):

更主動且有意識的引導討論,像是讓成員輪流帶領議程項目、運用即時投票或小測驗收集意見,尤其適合虛擬或混合型會議。

2.無情精簡邀請名單(Cut the guest list ruthlessly):

只邀請「必要參與者」,其他人可以事前提供意見或會後用email更新,像Dropbox就鼓勵只邀請「關鍵利益關係人」(Key Stakeholders)。

3.將議程改成行動計畫(Turn agendas into action plans):

設定具體問題,例如:「我們產品上市時間表的關鍵風險是什麼?該如何緩解?」取代模糊不清的項目名稱。

4.每分鐘都精打細算(Make every minute count):

設定會議時間須緊湊且符合需求,避免會議隨時間膨脹,如帕金森定律(Parkinson's Law)——讓人會不斷拖延、分心、增加任務複雜度,直到時間耗盡。

5.每項議題指派負責人(Demand accountability, every time):

像蘋果(Apple)就為每個行動項目指派直接負責人(Directly Responsible Individual,DRI)。即使已做好準備,部分會議仍可能失控「暴走」。此時,可以在會議中即時調整議程、延後次要議題,或允許後續一對一溝通,以減少宿醉效應。

如何從糟糕會議中恢復?

調查的受訪者也分享3個有效的恢復策略,包括:

1.暫停並重置(Press pause, then reset):

簡單的心理休息,例如深呼吸或短暫冥想,有助打破負面思考模式。

2.出去透透氣(Walk it off):

短暫離開會議空間,像是到戶外走走或去喝杯咖啡,能顯著提升復原效果。

3.有建設性的對話(Find clarity in conversation):

不是單純抱怨,而是與同事探討問題根源、交換觀點,能幫助提升應對未來糟糕會議的能力與韌性。

對那些覺得自己即將「會議宿醉」的人,羅格爾伯格建議,在下次與工作麻吉的閒聊時,將重點放在「如何應對情況和調適情緒」,而非純粹抱怨。

「和同事聊聊要怎麼處理未來類似的情況、聽聽他們的想法、一起進行意義建構(Sense-making)、試著從不同角度理解剛剛發生的事。這樣的對話能提升你的應對技巧和抗壓性,當你再次遇到糟糕會議時,就會更有能耐面對。」羅格爾伯格說。

資料來源:Harvard Business Review

*本文出自《數位時代》,原文標題:你也「會議宿醉」了嗎?9成員工都暈過、3成回家還在內耗⋯開會6大地雷怎麼避?

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責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤