對很多主管或員工來說,開會是日常。開會占據每天工作非常多的時間,但到底要如何開會?怎樣開會比較有效率?開會該注意哪些小細節?有沒有什麼禁忌?看看台積電是如何開會的,或許對增進開會效率會有些幫助。

開會第一件事:先報告上一次的待辦事項

一位曾經在台積電製造部門工作8年的前台積電主管告訴我,台積電每一次開會,最重要的一件事,是「review上一次開會的內容,包括未完成的事項等」,一定要讓相關人等報告上次開會後的待辦事項,確認問題獲得解決之後,才會繼續進行當天的新議程。

進入正式會議後,令他印象最深刻的,就是主管會要求每一位報告人一定要先講結論,再講為何要這樣做,時間大約只有1分鐘。你在這1分鐘內的報告內容,大概就決定你的命運了。

關於「開會先講結論」這件事,曾負責台積電研發工作的蔣尚義就曾說過自己的一段經驗。他說,他剛到台積電時,還不太懂如何報告,一場30分鐘的簡報,身為工程師的他只會流水帳式的報告:先說問題,再說實驗方式,接著是數據,最後是結論。「如果你這樣向張忠謀報告,你就麻煩大了。」他笑著回憶,張忠謀會罵人,甚至撕掉報告,叫你出去。

他說自己琢磨了好幾年,才學會反過來講,在報告一開始就先說結論,讓張忠謀覺得自己「值得花30分鐘聽你講」,接下來,他就會很有耐心的聽你講細節,而且態度很友善。

如果報告的人講不出結論,那麼1分鐘後就可能被要求離開會場了。主管會再給你一次機會,請你下次開會再來報告,但一定要帶著結論來。主管只會給你第二次的機會,不會再有第三次。若第二次你還是講不出結論,除非問題真的複雜到主管也解決不了,否則你大概也可以準備捲鋪蓋了。

會議上要指責別的部門,開會前一定要知會對方

另外,「每一個人要簡報的內容,一定要先讓部門主管知道」。如果你報告得七零八落,其他主管一定會問,你這個報告有給主管先看過嗎?如果沒有,你代誌就大條了,肯定會被K到滿頭包,而且不只報告的人被K,主管也會被K得很慘。下屬報告得那麼糟還搞不清楚狀況,表示你這個主管根本沒有用心,被狠K一頓是應該的。

此外,台積電的會議還有一點相當特別。「如果報告的人要指責別的部門的缺失,一定要在開會之前,就先知會該部門」。也就是說,當你要提出的問題是發生在哪個部門時,要先與該部門主管就此事討論過,不能直接在會議中提出來;因為這樣做,不僅會讓該部門措手不及,會議主題也會失焦,演變成誰對誰錯的相互指責。這樣,會議時間會拖得很長,無法進行有效及建設性的討論。

在台積電開會不該做的事

前面講的是「該」怎麼做,接下來當然有「不該」做的事。在台積電開會,哪些事情不能做呢?大致有以下幾點。

首先,報告進度與方向,還有解決問題的方法及做法,要做出有目標及方向的結論,但要注意的是:「細節不需要說太多」。

還有「你做了多少事、問過多少人、做了多少苦工、過程有多挑戰,這些都不需要講,主管不想聽這個,也沒有空聽」。大家都很忙,會又那麼多,你到底做了哪些貢獻,大家從工作成果就可以看得很清楚。

尤其要切記:「不要解釋問題的困難點」。只要報告進度,報告解決方法,不要一直講問題在哪裡。台積電找你來是要解決問題的,不是請你來抱怨的。

對了,台積電的會議到底多不多?

只要問一下台積電員工,絕不會有人告訴你會議不多。會議不多的人,大概都是因為自己的角色不太重要,或是準備要捲鋪蓋走人了。像當年還未離職前的梁孟松,就有很長一段時間沒事做,沒有會議要開。

只要是正常的台積電員工,每個人的會議當然都不會少。雖然大家都想辦法減少開會,讓開會更有效率,但是晶圓廠內製造流程繁雜,牽涉細節太多,只有靠密集溝通,才能做到更佳管理。

說到做到,開會才有意義!

關於在台積電開會,還有一點也很重要,這一點與開會本身不一定有直接關係,而是與工作態度有關,那就是:每一個人對於自己說出來的承諾(commitment),一定要徹底執行並達成。也就是說,如果你說出了目標,就要說到做到,全力完成自己設定的工作目標。

有一位朋友,原本在另一家半導體公司工作,後來轉到台積電任職。他說,在原本的公司,不論主管還是員工,大家都很習慣講很高大上的目標,但最後往往都做不到,就算做不到也不會怎樣,反正事情過去就算了。

但是他到台積電後,發現大家講出來的話都一定會做到,不管是自己的主管或其他部門的同事,每個人都是如此。若有人說出來的承諾沒做到,通常都會「死得很難看」。

他說,在台積電這家公司上班,完全不能打馬虎眼。當你的同事們都說到做到,你自己就要努力改變自己。你講出目標之前,一定要先衡量一下自己做不做得到。一旦做出承諾,就一定要全力以赴,履行承諾。

這位朋友說,他花了好長一段時間才讓自己完全調整過來。從他身上,我們可以看到一家企業的文化,的確可以對員工的行為帶來巨大的改變。

書籍簡介

《晶片島上的光芒:台積電、半導體與晶片戰,我的30年採訪筆記》

作者:林宏文
出版社:早安財經
出版日期:2023/07/01

作者簡介

林宏文

主跑科技、生技產業多年,曾任《今周刊》副總編輯、《經濟日報》科技記者,長期關注產業發展、投資趨勢、公司治理以及國家競爭力等議題。目前為FM96.7環宇電台主持人、《今周刊》、《數位時代》、《鍶科技》、《CIO IT經理人》媒體專欄作家,著有《競爭力的探求》、《管理的樂章》、《惠普人才學》、《商業大鱷SAMSUNG》等書。並擔任東哥遊艇、太康精密、鑽石生技獨立董事、財團法人鼎勳電機教育基金會董事長、財團法人聯合醫學基金會董事、醫電數位轉型公司監察人、喬美國際董事、智璞科技董事。


責任編輯:倪旻勤
核稿編輯:陳瑋鴻