很多創業者、管理者都告訴我:我不喜歡開會。為什麼?因為會開不好,沒有結果。早上9點,大家端著水杯,走進會議室。坐下後,攤開本子,開始「工作報告」。其實就是把郵件上的內容,又原封不動念了一遍。說的,全都是大家知道的東西。每到這個時候,大家心裡都會想:既然如此,我們每週開會的意義是什麼呢?

等到冗長的「報告」結束,開始要討論真正的問題時,所有人又突然都不說話。會議室裡,只有沉默。不知道過了多久,主管把目光移向一側,開口問:小王,你有什麼想法?小王說:我還沒有什麼想法。其他同事先說吧。然後,又是一片沉默。主管把目光,又移向了另外一側,開口問:小李,你覺得剛剛這個想法怎麼樣?小李微笑著,只說了三個字:挺好的。然後,大家都默默點頭。剛剛那個沒有被討論過的想法,似乎就這樣通過了。一團和氣。

這時,如果你仔細觀察,會發現還有那麼一個人,總是抱著手,坐在那裡,冷冷看著所有人。他的眼神,明顯已經出賣了他的想法:他們都在說什麼,一幫傻子。但是,如果你問他:小張,你好像有不同的觀點,說說看?小張又會說:沒有啊。我什麼都沒說。

整個會議,儘管沒有明顯的對立和爭吵,但是尷尬和緊張的氣氛卻是顯而易見的。在會議上,似乎也從來沒有什麼有效的討論,大家也沒有什麼真正的交流。到了11點,所有人都鬆了一口氣,一副如釋重負的樣子,因為2個小時的例會終於結束了。大家走出會議室,但是心裡都明白:又是一個被浪費的上午。

開會,最能看出一個組織的狀態。儘管大家坐在同一間屋子裡,但是想的,卻不是同一件事情。你的公司,也許就是這樣。為什麼?因為團隊的協作,產生了巨大的障礙。團隊「壞」了。前段時間,我在領教工坊的私董會上,聽到劉向東老師,學員們做的一次分享。劉向東老師分享的,是管理學大師蘭奇歐尼的一本書,《團隊協作的五大障礙》。

團隊協作的五大障礙
團隊協作的五大障礙 來源:劉潤

  • 團隊協作的第一大障礙,就是成員間缺乏信任。
  • 無法建立信任的危害極大,會造成第二大障礙,懼怕衝突。
  • 因為懼怕衝突,所以沒有有效爭論,就產生第三大障礙,欠缺投入。
  • 投入不夠,成員間沒有共識,就會有第四大障礙,逃避責任。
  • 如果大家都逃避責任,那麼這就不是一個好的團隊,也就會有第五大障礙,無視結果。

我非常認可。也特別有感觸。也許你比對手有更多的用戶,更好的技術,更多的資本,但是,如果你沒有一支有效協作的團隊,剛剛提到的優勢都無法發揮作用。一切都無從談起。怎麼辦?如何解決團隊協作的5大障礙?有一些很好的練習和改進方法,分享給你。

1.如何建立信任?

團隊第一大障礙,是缺乏信任。信任,是真正意義上團隊協作的基礎。如果大家不能相互理解,坦誠相待,談什麼協作都是假的。那麼,為什麼會缺乏信任?根本的原因,是大家都害怕成為攻擊的對象。不願意把自己的弱點暴露給別人。

我們總說一句話:背靠背。什麼意思?就是我後面沒有長眼睛,所以我把自己的後背交給你。正面如果有人想捅我一刀,能看見也就躲過去了。但是後面是不行的。我相信你,交給你,靠你了。這就是背靠背。

優秀團隊的成員,不會相互防備,不會掩飾自己的缺點。他們承認自己的錯誤和不足,敢於發表意見,而且不用擔心遭到別人的打擊報復。如果團隊做不到信任,代價是巨大的。他們害怕開會,也不願意交流,溝通的效率無比低下,士氣低迷。怎麼辦?蘭奇歐尼,提供了一些很有效的方法,你可以馬上就做。

  1. 個人背景介紹。不到1個小時,團隊就能完成建立信任的第一步。開會的時候圍坐在一起,回答幾個關於個人背景的問題,比如:哪裡人?家裡有幾個孩子?童年經歷過什麼挑戰?個人愛好?第一份工作是什麼?……透過這些簡單的問題,適當暴露自己,拉近關係。也許你會驚訝地發現,儘管大家每天都見面,但是對彼此知之甚少。(不信,你現在問問自己,知道團隊其他成員的這些背景嗎?)這些內容,可以增加大家的瞭解和信任。
  2. 工作效率討論。這是往更深的信任邁出的一步。團隊成員,指出同事為團隊作出的最大貢獻,以及最需要改進的地方。然後大家對每個人說的進行討論。也許你會覺得太冒險,但你要相信,這是值得的。1個小時裡,大家就能獲得真實的資訊,和真實的建議。如果不能說真話,團隊也不能稱之為團隊了。
  3. 主管要第一個參與。不管是個人背景介紹,還是工作效率討論,主管都應該是第一個參與的人,第一個發言的人,第一個被評論的人。拋開所謂的面子,下屬們才更願意像你一樣,真實地展現自己。而且主管的參與,也能保證大家在承認弱點後,不會因此受到不利影響。

2.如何有效衝突?

團隊第二大障礙,是懼怕衝突。一團和氣,不是一件好事。一團和氣,只有兩種可能性:第一,這是一支真正無懈可擊的團隊。在任何時候,任何事情上,都能意見一致。當然,這幾乎是不可能的。第二,這是一支假裝無懈可擊的團隊。虛假的融洽,是因為懼怕衝突,隱瞞了自己的想法。當然,這才是更普遍的情況。懼怕衝突,一團和氣,會有多麼大的危害?

在會議室,沒有直接而激烈的思想交鋒,取而代之的是無關痛癢的意見和結論。 但是,在公開場合沒有有效的衝突,最後往往就是問題的懸而未決。更可怕的,是私下的背後議論和人身攻擊。所以,在建立信任的前提下,要鼓勵衝突,鼓勵辯論。怎麼做?也有一些有效的方法。

  1. 挖掘爭論話題。經常有意地討論真問題,有爭論的話題。把話放在桌面上,公開討論,並迫使大家一起面對和著手解決這些問題。當決心投入爭論時,有意義的想法就會顯現。必要的失控,甚至偶爾的混亂,都是有益的。
  2. 即時提醒。團隊成員,要互相監督。當大家有些煩躁,或者害怕衝突時,要鼓勵大家繼續。這種爭論很重要。而且,這會給大家帶去信心。然後,團隊成員應該提醒辯論的人,這是為了團隊的利益。這是對的。這種爭論,未來也將一直持續下去。真正的團隊,應該有效對事情進行爭論,然後毫髮無損地結束。

3.如何確保投入?

團隊第三大障礙,是欠缺投入。團隊成員,如果不能確保投入,在辯論中真實公開自己的意見,那麼即使在會議中達成一致,也是表面的一致。為什麼團隊成員會欠缺投入,主要也有兩個原因:

第一,追求絕對一致。其實,真正優秀的團隊,都是Open & Respectful。討論時絕對公開,但是當討論結束,形成決策時,如果與自己的意見不一樣,也絕對尊重。理性的人,並不一定要大家都接受自己的意見,而是要求別人聽到自己的意見,並加以考慮。所以,不用追求絕對的一致。要信任成員,能夠遵守共識和結果。

第二,追求絕對把握。當決策沒有100%的勝算時,很多人會擔心。但是,能夠作出決定,勝過沒有決定。行動,然後調整方向,比一屋子的人討論半天沒有結果,更加重要。因此,也不用追求絕對把握。在行動中磨合。

如何確保投入,也有一些方法:

  1. 低風險激進法。從一些風險較小的決策開始,訓練團隊有效衝突,達成共識,快速做出行動。團隊經常以資訊不夠,準備不足為藉口拖延行動,但是這種練習,可以提高決策速度,進入戰鬥狀態。看似激進的方式,其實非常有效。
  2. 確定期限。確保投入的好方法,就是設定最終期限。在期限之前,大家必須做出決定,避免模棱兩可。記住剛剛說的,作出決定,勝過沒有決定。同時,也針對問題的進展設定最終期限。這可以保證團隊心中裝著目標。
  3. 統一口徑。會議結束時,大家要清晰回顧會議上的決定,並統一口徑,如何向員工和客戶表達這些資訊。這個做法的目的,是明確哪些資訊屬於機密,哪些應該明確告訴員工。以防止員工們從與會經理上聽到前後不一致,甚至前後矛盾的資訊。矛盾的資訊,會讓人疑惑,影響投入。統一口徑,也是增加信任的方式。

4.如何真正承擔責任?

團隊第四大障礙,是逃避責任。責任,不僅僅是個人的責任,更是團隊的責任。如果沒有在計畫或行動上達成一致,那麼就不會有團隊的責任。當發現同事行為有損集體利益時,也會猶豫不決,不會指出。

大家會想,指出別人的不妥,是不是會造成人際關係上的緊張。但是,當團隊成員因為逃避責任,而造成整體利益下降時,大家就會真的互相指責和怪罪了。「你當時什麼不這麼做?」優秀的團隊,會彼此負責,並對別人的表現有更高的期待。怎麼訓練?

  1. 公佈工作目標和標準。讓團隊成員彼此負責的好辦法,就是明確公佈團隊的目標和標準。明確公佈,而不是模糊不清和遮遮掩掩。這樣,會讓團隊處於一種壓力和期待。
  2. 定期對成果進行回顧。回顧,就需要對自己和別人的表現做出回饋。這會讓大家彼此監督,並且在有人進度落後時,給予説明。

5.如何真正共用結果?

團隊的第五大障礙,是無視結果。就是成員過分追求對個人認同和注意,忽視了團隊集體的利益。當團隊不是真正的團隊時,最後就是氾濫的個人主義和山頭主義。團隊的結果,應該是共用的。團隊的勝負,應該是共擔的。

什麼意思?就是團隊的勝利,是唯一的目標。如果團隊沒有成功,那麼個人的成功沒有任何意義。團隊,是一支球隊。運動員,都有個人主義,希望自己表現得更好。但是,真正優秀的運動員,會把個人主義和團隊目標放在一起,就是贏得比賽。

那麼,怎麼訓練?強調大家是一支團隊。獎勵團隊的勝利。記住:只有團隊的勝利,才是真正的勝利。一場比賽得了40分,但是輸了球,這樣的比賽沒有任何意義。

最後的話

最後,我們來總結一下。再來看看這張圖。

團隊協作的五大障礙
團隊協作的五大障礙 來源:劉潤

  • 團隊協作的第一大障礙,是缺乏信任。當大家不願意敞開心扉,害怕承認自己的缺點時,就沒有建立信任的基礎。因此,就會相互戒備。
  • 團隊協作的第二大障礙,是懼怕衝突。沒有直接的辯論和交鋒,剩下的就是無關痛癢的討論。因此,表現出來的就是一團和氣。
  • 團隊協作的第三大障礙,是欠缺投入。如果不能在衝突中表達自己的意見,那麼會議上的一致也是表面的一致。因此,對於團隊的決策,總是模棱兩可。
  • 團隊協作的第四大障礙,是逃避責任。由於在計畫和行動中沒有達成一致,所以發現其他人的行為可能導致團隊利益損失時,也不會指出。因此,對於大家的行為,採取低標準的容忍。
  • 團隊協作的第五大障礙,是無視結果。如果不能相互負責,最終團隊成員就會把個人利益,放在團隊利益之上。這就是無視結果。

五大障礙,像鏈條一樣,彼此影響。其中,信任是最重要的,是一切的基礎。如何解決團隊的5大障礙,前面也介紹了很多方法。你應該馬上做起來。最後,用這本書中的一句話,作為結束,分享給你:「一支四分五裂的團隊,就像手術時接錯了胳膊和腿。要修復它總是要經歷痛苦的。有時,你需要重新打斷它才可以更好地癒合。」

這個過程,會很辛苦。但是,如果沒有一支有效協作的團隊,你會很痛苦。必須解決這些障礙。別讓團隊「壞」了。

*本文經「劉潤公眾號」授權轉載.原文:別讓團隊「壞」了

責任編輯:易佳蓉