最近由於疫情嚴重,各縣市陸續啟動在家裡上班上課。我也發現一個有趣現象:朋友群讀Line、回Line的速度,好像都比過去更快。這或許是因為,大家在家上班,無時無刻都在電腦前。

這幾天,我在網路上看到一篇很有趣的文章,標題寫著「在家工作,5分鐘內要回訊息,一天寫4次工作報告」,這也太聳動了!我一邊點進去看文章,一邊心想:這如果是我目前的公司,我一定會瘋掉。在家上班整天,都不能出去,內心已經夠煩躁了。每天看著疫情新聞心情上下起伏,工作上要求又那麼嚴格,這怎麼會有好心情呢?

為什麼要寫工作日誌?

這讓我想起多年前,我在台積電上班的一段小故事。

記得有一次,我們的單位要盤點人力,主管因此想知道每個人做了哪些事、這些事佔了多少工時。於是,主管要求我們每個人製作工作日誌,每天都要做,以小時為單位紀錄工作內容。假設你今天上班8小時,8小時做了哪些事,都要記錄下來。不用寫得很細,但至少清楚記下工作事項內容。另外,工作日誌也要特別區分「專案工作項目」或是「例行工作項目」。

這樣的工作日誌,當時讓我覺得很不舒服,怎麼說呢?一來,每天工作都很忙,還要撥出時間寫日誌;再者,這似乎也意味著主管對我們的工作不信任,所以要我們寫工作日誌,主管才會放心。

大概寫了兩個禮拜後,部門主管就與我們一起討論每個人的工作日誌,討論的問題分別為:

  1. 你做這項工作花了幾個小時?可以描述一下工作內容嗎?有沒有可改善空間?
  2. 這項工作價值高不高?如果價值不高,是否就不要做?還是可以移轉給誰來做?
  3. 有些簡單工作項目,花費的時間理應不長。若這些項目花費時間特別長,這時就要討論:為什麼花了這麼多時間?真正原因是什麼?是否需要協助?
  4. 若是例行性的工作,要思考如何減少工作時間。若是專案工作,縮短工時就不太可行,這時就要思考如何投入更多資源,協助達成專案目標。

經過這一番討論,就會發現,有些工作真的值得改善,而有些原是員工默默在做的工作,也會藉此被主管知道,經討論後,或許就可以把這個工作取消或拿掉,把心力聚焦在更有價值的事項上。

當時這段經歷,雖然可能也有不信任的氛圍在裡面,但是最後所呈現出來的,其實都是在協助大家:如何提升工作效率?如何把時間花在刀口上?如何處理沒有價值的工作,好把時間花在更有價值的事情上?

回到現在的遠距辦公,如果之前主管對員工的工作產出就沒什麼信心,那在開始遠距後,主管跟員工之間的不信任感就會愈加擴大。

工作日誌作為管理工具,3點注意事項

遠距辦公,不只是辦公空間改變,工作思維也要調整。不論是管理者或一般員工,都要調整思維。寫工作日誌的真正目的,不該是為了監督或控管員工有沒有偷懶,而是透過工作日誌了解大家在工作上有否遇到問題,然後一起改善,讓所有同仁,一起朝著組織的目標邁進。只是在運用工作日誌的同時,也要考慮同仁的感受與工作負荷。

那麼,要如何取得其間平衡呢? 以下提出3個技巧,提供給主管來思考:

  1. 以小時為單位寫工作日誌,區分例行工作與專案性質工作。為了避免增加同仁寫工作日誌的負擔,建議寫出彼此清楚的工作事項即可
  2. 剛開始寫工作日誌,建議每天寫一次。等主管與同仁之間累積更多信任之後,再改成兩天一次、一週一次,漸次調降頻率
  3. 若不寫工作日誌,就要讓主管知道每天的工作產出。產出較少的同仁也要主動跟主管報告:是什麼樣的因素,讓當天產出減少。日常溝通可以強化員工和主管之間信任

填寫工作日誌,可能會讓大家產生負面想法:是不是主管不信任我?擔心我每天都做很多個人私事?還是覺得我的工作產出不如預期?所以想用工作日誌來監控我每天做哪些事。

但換一個角度想,工作日誌可以幫助我們檢視自己的工作效率。寫工作日誌,類似記錄金流進出。很多人說,工作一陣子都沒存到錢,錢不知道花去哪了,因此他每天記錄金流進出,收集一陣子之後,就會發現原來錢都花在買衣服、買配件⋯⋯這時如果要省錢,就要控制衣服少買。而如果沒有這樣的紀錄,就很難知道金流去向。寫工作日誌的思考方向,就跟每天記錄金流進出的思考方向一樣。

以這個角度來說,寫工作日誌,對自己、對主管、對組織其實都是有幫助的。彈性填寫工作日誌,也有助個人檢視工作狀況。

疫情期間,大家的壓力都很大,也許可以趁這段時間檢視自己的工作,透過書寫工作日誌來反思與沉澱,反而是一件很棒的事情。

責任編輯:李頤欣