最近由於疫情嚴重，各縣市陸續啟動在家裡上班上課。我也發現一個有趣現象：朋友群讀Line、回Line的速度，好像都比過去更快。這或許是因為，大家在家上班，無時無刻都在電腦前。
這幾天，我在網路上看到一篇很有趣的文章，標題寫著「在家工作，5分鐘內要回訊息，一天寫4次工作報告」，這也太聳動了！我一邊點進去看文章，一邊心想：這如果是我目前的公司，我一定會瘋掉。在家上班整天，都不能出去，內心已經夠煩躁了。每天看著疫情新聞心情上下起伏，工作上要求又那麼嚴格，這怎麼會有好心情呢？
為什麼要寫工作日誌？
這讓我想起多年前，我在台積電上班的一段小故事。
記得有一次，我們的單位要盤點人力，主管因此想知道每個人做了哪些事、這些事佔了多少工時。於是，主管要求我們每個人製作工作日誌，每天都要做，以小時為單位紀錄工作內容。假設你今天上班8小時，8小時做了哪些事，都要記錄下來。不用寫得很細，但至少清楚記下工作事項內容。另外，工作日誌也要特別區分「專案工作項目」或是「例行工作項目」。
這樣的工作日誌，當時讓我覺得很不舒服，怎麼說呢？一來，每天工作都很忙，還要撥出時間寫日誌；再者，這似乎也意味著主管對我們的工作不信任，所以要我們寫工作日誌，主管才會放心。
大概寫了兩個禮拜後，部門主管就與我們一起討論每個人的工作日誌，討論的問題分別為：
- 你做這項工作花了幾個小時？可以描述一下工作內容嗎？有沒有可改善空間？
- 這項工作價值高不高？如果價值不高，是否就不要做？還是可以移轉給誰來做？
- 有些簡單工作項目，花費的時間理應不長。若這些項目花費時間特別長，這時就要討論：為什麼花了這麼多時間？真正原因是什麼？是否需要協助？
- 若是例行性的工作，要思考如何減少工作時間。若是專案工作，縮短工時就不太可行，這時就要思考如何投入更多資源，協助達成專案目標。
經過這一番討論，就會發現，有些工作真的值得改善，而有些原是員工默默在做的工作，也會藉此被主管知道，經討論後，或許就可以把這個工作取消或拿掉，把心力聚焦在更有價值的事項上。
當時這段經歷，雖然可能也有不信任的氛圍在裡面，但是最後所呈現出來的，其實都是在協助大家：如何提升工作效率？如何把時間花在刀口上？如何處理沒有價值的工作，好把時間花在更有價值的事情上？
回到現在的遠距辦公，如果之前主管對員工的工作產出就沒什麼信心，那在開始遠距後，主管跟員工之間的不信任感就會愈加擴大。
工作日誌作為管理工具，3點注意事項
遠距辦公，不只是辦公空間改變，工作思維也要調整。不論是管理者或一般員工，都要調整思維。寫工作日誌的真正目的，不該是為了監督或控管員工有沒有偷懶，而是透過工作日誌了解大家在工作上有否遇到問題，然後一起改善，讓所有同仁，一起朝著組織的目標邁進。只是在運用工作日誌的同時，也要考慮同仁的感受與工作負荷。
那麼，要如何取得其間平衡呢？ 以下提出3個技巧，提供給主管來思考：
- 以小時為單位寫工作日誌，區分例行工作與專案性質工作。為了避免增加同仁寫工作日誌的負擔，建議寫出彼此清楚的工作事項即可
- 剛開始寫工作日誌，建議每天寫一次。等主管與同仁之間累積更多信任之後，再改成兩天一次、一週一次，漸次調降頻率
- 若不寫工作日誌，就要讓主管知道每天的工作產出。產出較少的同仁也要主動跟主管報告：是什麼樣的因素，讓當天產出減少。日常溝通可以強化員工和主管之間信任
填寫工作日誌，可能會讓大家產生負面想法：是不是主管不信任我？擔心我每天都做很多個人私事？還是覺得我的工作產出不如預期？所以想用工作日誌來監控我每天做哪些事。
但換一個角度想，工作日誌可以幫助我們檢視自己的工作效率。寫工作日誌，類似記錄金流進出。很多人說，工作一陣子都沒存到錢，錢不知道花去哪了，因此他每天記錄金流進出，收集一陣子之後，就會發現原來錢都花在買衣服、買配件⋯⋯這時如果要省錢，就要控制衣服少買。而如果沒有這樣的紀錄，就很難知道金流去向。寫工作日誌的思考方向，就跟每天記錄金流進出的思考方向一樣。
以這個角度來說，寫工作日誌，對自己、對主管、對組織其實都是有幫助的。彈性填寫工作日誌，也有助個人檢視工作狀況。
疫情期間，大家的壓力都很大，也許可以趁這段時間檢視自己的工作，透過書寫工作日誌來反思與沉澱，反而是一件很棒的事情。
思維的良率：台積電教我的高效工作法，像經營者一樣思考、解題
作者：彭建文
出版社：商業周刊
出版日期：2021/8/5
前台積電營運效率主管彭建文，以標竿學習一流企業的功力！立即購書
作者簡介
彭建文
曾任台積電營運效率部門主管、內部講師，持續改善活動內部顧問，曾獲台積電「卓越工程師獎」殊榮與內部講師「師鐸獎」肯定。現為品碩創新管理顧問執行長，《商業周刊》專欄作家、清華大學工業工程博士候選人，帶領一群台積電出身及志同道合的顧問講師群輔導協助企業，問題分析與解決關鍵人才培育、創新改善文化養成與組織變革，也是國際PJ 法（Problem & Judgement）創辦人。
主要授課與輔導項目有「問題分析與解決／決策」、「創新思維突破」、「敏捷專案管理」、「BPR 流程改善與創新」、「教練式領導」、「組織變革」、「持續改善」等。著有《高效工作者的問題分析與決策PJ 法》。
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責任編輯：李頤欣
