▍作者簡介:車庫一姊,數位行銷老手,曾任廣告公司網紅發案中心負責人、上櫃電商公司副總,現創業做冷凍團購取貨聯盟。

管理這回事,每人都有不同的體會和一套方法。不管是偏向婆婆媽媽,還是放牛吃草的管理,還是某個理論派的管理,本文以個人超過20年的管理職經驗,提供初次挑戰管理職的朋友20條守則做參考。

  1. 永遠不要危害或損傷公司。
  2. 不要為了公司鋌而走險。
  3. 公司利益大於部門利益。
  4. 讓你的團隊相信你。
  5. 不要跟團隊抱怨公司。
  6. 做一個可被預期的主管。
  7. 不要有被害妄想。
  8. 善用團隊合作。
  9. 沒有你一個人加班這種事。
  10. 抓大放小、盡量授權。
  11. 大部分時間做有能見度的工作。
  12. 沒有能見度的工作也得做。
  13. 預先規劃每個時間單位要做的事。
  14. 沒有真正的下班,但休閒時要放鬆。
  15. 學習都是自己的事。
  16. 老闆交辦的事情不要都做。
  17. 相信上司、老闆會公平的對待你。
  18. 不需要喜愛同事,但要尊重。
  19. 離開交接要確實負責。
  20. 不需要跳槽去競業。

1.永遠不要危害或損傷公司

你是被公司雇用的經理人,你的責任就是「合法的、長期最大化股東利益」,危害公司除了可能觸犯「背信罪」,更會影響到未來就業。你在做的事情有背信疑慮時,特別是你上頭主管要你這麼做時,建議你直接辭職!

以前坐計程車用收據報帳的年代(現在多半都是企業簽單了),常會有司機給你空白收據,讓你多寫個幾十元,或是用公司印表機印個人論文、用公司電話打長途給親友聊天,這些可能會被抓到小辮子的任何事都不要做。要想想,難說你以後可能會成為大人物,請保持乾淨的紀錄。 

2.不要為了公司鋌而走險

有些公司會要求主管做有危險的事,像是做個人擔保、代理簽名、替做假的財報背書,或浮報費用,會答應做這種傻事的人通常是腦波弱,當長官說「不會有事的啦」就照做了。

我曾遇過一個有簽名恐懼的主管,好像任何簽名都是在害他,他甚至還會用透明膠帶貼著再簽名,以便於日後可以撕掉。不用那麼極端,簽名前想想你能承擔多少,承擔你職權內應該做的事就好。

3.公司利益大於部門利益

這話我一說出口,應該有很多新進主管會大叫:「可是其他部門都管自己的利益,我們都是利潤中心!自私是應該的。」當然,很多時候我們都會面臨困難的抉擇,但若部門利益會損害公司利益,答案一定是NO;若是在公司和部門兩邊之間分配,那就多分一些給公司。

若每個部門都只重視自己,久了公司會因為穀倉效應而衰敗,未來你擔任過的主管職也不值錢了。假設你很為公司著想,但老闆只獎勵自私的主管,就代表這老闆很眼瞎,準備跳槽吧!

4.讓你的團隊相信你

你最大的作用是讓團隊發揮效益,這個效益就是「合法的、長期最大化股東利益」。你要花很多時間關心團隊,不是跟他們聊天或聚餐培養感情,而是要讓他們相信你。

相信你什麼呢?相信你會公平的對待大家,相信你能幫大家解決工作上的問題,相信你會尊重專業,這些才是最重要的。如此一來才能建立起有信任感的團隊。

5.不要跟團隊抱怨公司

主管常常要面對各種抱怨,不管是對人還是對事,你有必要去暸解團隊成員的問題點,但是不要跟團隊一起抱怨。我見過很多主管,他們和同事交好的方法就是一起罵公司、一起批評某些同事、一起抱怨公司政策。

這樣做的問題在哪?取暖可以平復一時的情緒,卻沒解決問題,到最後同事只會覺得這公司沒救了。最後人都跑光,剩下主管一肩扛,然後主管也會受不了。

6.做一個可被預期的主管

最累的管理方式是婆婆媽媽,最爽的管理方法就是放牛吃草,但是不能爽到連牛都不知道跑哪了。

若你要朝向比較爽的方向管理,那最重要的事就是,做一個可以被預期的主管。比方說,你的同事清楚知道哪些事會觸犯底線,哪些事情需要授權,哪些事情可以先做了之後才報告。

犯錯的人來找你時,會知道「一定會挨罵」,而不是「莫名其妙被罵」;做出成績的人來找你,他們知道你會很高興。

一個喜怒無常的主管,比常常開罵、常常碎碎念的人,帶給人的壓力更大。

7.不要有被害妄想

蠻多主管一天到晚認為別人在搞他,像是「老闆找別部門主管去聚餐,故意不找我」、「他們故意把困難的工作給我們部門」、「某某人跟老闆告我的狀」,以上這些句子出現在你腦海中時,請把個人臆測的部分都拿掉!

公司就像好多群游的魚,如果裡面有兩隻鬥魚就會破壞一切。同事來跟你說「XXX好像在害你」時,你就回答「真的嗎?不會吧!」、裝死打哈哈,不要認真了。

一個沒有迫害妄想的人,別人也很難迫害他。我看過很多人主管做得好好的,但自己把自己逼死,或者本來沒事,卻自己製造出敵人。

8.善用團隊合作

思考一下你的團隊是哪種組合,他們是可以合作的嗎?

你會不會覺得老闆常雇用怪人?我一開始也有這種疑惑,後來我發現,很多老闆找人時,想的是要補齊團隊內的不足,所以找來的人常常跟原成員性質很不同。

如果你的團隊都是你的複製人軍團,同質性太高,也不是很好。還有的主管會怕比自己優秀的人,講難聽點就是「庸才找蠢材」,如果團隊都是聽話的蠢材,主管又能發揮到什麼程度?

團隊就像球隊,不能全都是後衛,或全都是中鋒,得想辦法組建一個屬於自己的明星隊,這樣才能打贏球賽。

9.沒有你一個人加班這種事

在我底下當部門主管的都知道,一個人留下來加班很容易被罵。如果是月底了要整理報表,或者是整批付款日前趕請款單,主管因為這些週期性的事加班做,我沒意見。但若看到主管長期一個人留下來加班,我會覺得,「你的團隊成員怎麼了?」

有些主管會說,因為組員剛來還不熟、因為這份比稿很重要我得自己來、因為標案的標書只有我寫過,這些理由我可以接受一次。若過了一段時間,你還是沒法訓練組員到能上手,那這個主管很失職啊!

還有那種不忙裝忙,特別喜歡留在公司的主管,麻煩你下班。有活動或什麼大型提案,要加班就跟大家一起準備!我不要主管一個人留下來2小時,主管要懂得怎麼讓4個人留下來,用半小時做完。

10.抓大放小、盡量授權

當主管什麼細節都要管,搞到所有事情都要主管確認才能進行時,真的很耗費資源。所以先想一下,哪些事情一定需要你檢查、哪些事情不用,想辦法讓組員在你的授權下順利做完。

假設你突然需要住院一個月,在院內你需要處理多少事情?這時有沒有一個副手,或是資深組員可以幫忙你?假設你消失一個月,業務還可以蒸蒸日上,不要覺得是自己沒有功能,公司反而要感謝你,你的管理很成功。

11.大部分時間做有能見度的工作

當主管是你往上晉級的第一階,所以,你一定要做有能見度的事。最常見的狀況是:你的上司把有能見度的事做走了,讓你做得花非常多心力、但沒有能見度的事情。

當然,不是要你去跟上司搶功勞,因為那非常危險;而且才剛被升上去時,要避免任何產生「過河拆橋」疑慮的事。我只是要提醒你,公司要的永遠是功勞,不是苦勞,所以你不能完全沒有存在感。定期讓你的上司理解你做了哪些事,並且主動挑戰有能見度的工作。

12.沒有能見度的工作也得做

行政工作常常是沒有能見度的工作,可以說是必要之惡。身為基層主管,你可能有定期報表、一堆文件、要處理組員的大小問題,還要幫忙做考績指定以外的專案等。

做點犧牲是必要的,但想一想,有沒有可能改變制度?有沒有更節省時間的方法?身為替基層發聲的第一線主管,你的看法是推動公司改善的第一步。

13.預先規劃每個時間單位要做的事

你除了要做好自己的事,還常常會被組員打斷,因為他們需要你的幫忙。每天早上可以先看一下這兩天需要完成的事情,安排給自己的「專注時間」。我通常會放兩個「番茄鐘」來做一些需要花腦筋的事情。

14.沒有真正的下班,但休閒時要放鬆

主管因為肩負責任,因此更加勞心,常常在下班時間也會想到進行中的公事,甚至得幫上司和組員處理事情。你得學習做真能放鬆的事情,例如運動、讀本好書、參加社交活動,或是禪坐靜心等。也要多多關心家人,花時間在父母、另一半和育兒教育上,家庭關係的經營很重要,總不能上班很累,下班還回家吵架吧!

15.學習都是自己的事

在公司裡能學習到的東西有其極限,常常是因為你對手上的事情比較熟悉、比其他人做得更好,所以才被晉升。但其實每個產業都有需要額外學習的地方,你得思考,下一階段自己的技能點要加在哪裡。

對我來說,因為數位行銷是我的主力,所以我會去研究Web3、研究新興社群媒體,或者多看趨勢。雖然跟目前的工作不見得立即有相關,但身為主管,提升眼界是必要的。

16.老闆交辦的事情不要都做

有沒有嚇一跳?老闆交辦的事情,不是應該要使命必達嗎?

越往上爬你越會發現,大老闆這類的人物,特別喜歡找一些新事情給下屬嘗試。有些事情真的需要花很多心力慢慢耕耘,是有挑戰性的專案,但有些事情真的是「有的沒的」、做了會浪費時間的事情,你慢慢會懂這種感覺。

老闆會想要有新的機會,但你常常是吃不下來的,你有更需要花時間、對公司來說更重要的事情。所以請開誠佈公的說:「我做不了」、「我們晚點再來討論」,或者把利弊得失攤出來談。

若你怕反抗老闆、什麼都做,就會什麼都做不好。

17.相信上司、老闆會公平的對待你

這是一個很重要的心態,要相信上司或老闆「原則上」會公平的對待你。

如果你常懷疑上司對別的主管比較好,那你就會開始到處搜集自己被虧待的證據,你會找到更多的不公平,接著離職的門就在不遠處了。

如果你不小心陷入派系鬥爭,那我真的幫不了忙。派系鬥爭是一間公司的文化毒瘤,是治不好的癌症,除非你的主管派系獲得最終勝利,或者老闆站出來整治風氣,否則你在這家公司永遠不會舒服。

18.不需要喜愛同事,但要尊重

我常說「同事不是朋友」,你的一生可能會有很多人跟你共事過,但不一定都能是朋友。能搞好同事關係固然重要,重點不是交朋友,而是互相尊重。很多同事我絕對不想跟他交朋友,像是時常溝通不良,甚至跟他們一起開會覺得心累,但我會尊重他們。

你代表你的部門,你的態度認真公正,同樣會幫你贏得基本尊重。

19.離開交接要確實負責

都當上主管了,離開時若擺爛、沒有好好交接,絕對會影響未來的職場口碑。這我就不多說了。

 20.不需要跳槽去競業

沒有說不行,但是沒必要。你的能力應該不侷限於現在的工作範圍,如果你別無選擇,只能跳槽到競爭對手,那真的有點悲傷。

雖然競爭對手最有可能用更高的薪資挖角你,但那會使你的忠誠度看起來很低,對於職涯發展非常不利。

特別是寡占市場的產業,有時候一跳槽,就跟前同事變成敵人了,不得不掛著「叛徒」標籤前進。

*本文獲「我是車庫一姊」授權轉載,原文:給新進主管的20條守則(上)給新進主管的20條守則(下)

責任編輯:倪旻勤
核稿編輯:陳瑋鴻