只盯任務，不盯人！超高效率的「速刷團隊」是什麼？怎麼做？

速刷團隊*由能快速處理任務的成員所組成。和一般企業的組織不同，他們更團結、有團隊意識。雖說明確目標是凝聚團隊有效方法，但速刷團隊成員是在目標明確的基礎下召集而成，所以沒必要做這件事。

（*編按：速刷任務是本書作者橫山信弘提出的新管理概念，強調只盯任務、不要盯部屬，就能把部屬的工作速度催出來。）

不過，如果企業組織是像職棒或日本職業足球聯賽球隊，由固定成員組成，那麼要將其改造成速刷團隊，組織往往需要重大改革，這時就需要利用社會心理學之父庫爾特．勒溫（Kurt Lewin）的組織變革3步驟：解凍（Unfreezing）、變革（Moving）、再凍結（Refreezing）。我公司輔導過的客戶中，有企業採用變革3步驟順利改革。

3個月，就刪光無效會議

接下來，我要分享的案例，是新上任部長在我公司的協助下，成功改革團隊。新上任部長作為領導人，召集了成員並傳達公司的經營理念，接著告知管理層對團隊的期望。然後，這位部長向團員詳細說明現在外部環境的狀況，以及目前需要做哪些事。

如果沒有事先備妥這些知識，而是隨心所欲的討論，意見就會出現分歧，嚴重的話，團員們還可能產生不合理的想法或逐漸對公司感到不滿。

所以，領導人在成立速刷團隊及開始新的工作時，要確實傳達應與團隊共享的知識或資訊，然後和所有團員一起討論團隊目標。討論期間一定會出現各種想法，有人能提出具有建設性的意見，也有人不想改變現狀等。即使如此，最終還是能討論出結論，確定應該追求的目標（也就是組織目標）。

為了實現目標，團隊必須清楚劃分每個人職責。其中，有些團員需要進一步學習新技能，或想辦法精進技術。所以，可能出現至今一直在做的工作，突然被要求「不要做」的情況。

團隊因此進入變革期。由於還沒適應當下工作型態，導致有些團員明明說要做某事，卻沒有做；也有些人明確表示不做某項工作，卻依然在做。

令人驚訝的是，由於任務是由明確目標拆解而成，所以隱藏在背後的假計畫和假任務（也就是與目標完全無關的事）會陸續暴露出來，這時人們很容易把手段當成目標。

於是，我和部長通力合作，捨棄以下假計畫、假任務：

• 課長會議：課長之間每個月舉辦2次會議，討論各種主題。議題和速刷會議重複，再加上每次開會時都有很多人缺席，因而決定廢除。
• 部長與課長會議：每個月1次，會討論各種主題。但實際開會時，都是聽前任部長大放厥詞。議題沒有連貫，而是想到什麼說什麼，所以不斷產生假任務。
• 製作各種會議紀錄：幾乎沒人會看，所以廢除。
• 編寫月報、週報：原本要求所有團員每個月、每週都要做業務報告，但幾乎所有報告書都是複製上個月或前一週的內容，形同虛設。
• 整理業界新聞：擷取業界報紙內的特殊報導，傳給所有人瀏覽，但沒人能理解其目的，且幾乎沒有團員在乎。
• 業界動向分析：把網路業界新聞製成清單，傳給所有人瀏覽。同樣因眾人無法理解目的而廢除。
• 參加其他部門的計畫：有3名成員只是單純參與其他部門的會議，但沒接派到任何工作，所以讓他們退出計畫。

這裡只列出比較具有代表性的項目。其實還有許多目標不明確的工作都被取消了。當我們提出要刪除沒必要的作業時，很多成員都沒辦法接受。

「應該保留業界動向分析。現在的做法或許看不到效果，不過，如果採用其他方法的話，或許還是有幫助。」

「最好保留週報。這能讓我們了解部屬這個星期做了什麼、平常都在想些什麼，是非常重要的溝通工具。」

聽到這樣的主張，很多人都表示：「說得沒錯。」「改變形式，然後保留下來。」部長感到非常為難，不過，我還是勸他要堅持立場。

我建議先廢除假任務3個月，如果之後仍覺得需要那些資料，又或應該保留會議，那就再重新考慮。採用這樣的方法，大家比較容易接受。沒人會認為自己做了毫無意義的事，所以，聽到原本在做的工作，被說沒有意義或浪費時間而被廢除，情感上當然無法馬上認同。

所以我和部長請團員忍耐3個月（根據我的經驗，設定1個月是不夠的）。

聽到我們這麼說，團員也選擇退讓，「就這麼辦吧！」或「3個月後重新考慮吧」終結這一連串爭議。

結果3個月後，幾乎所有人都忘記這件事情。甚至，有時還會反過來說：「當初為什麼要寫那種報告書？」或「仔細想想，那種會議太沒意義了。」

基本上，如果深信那項工作真的有必要，他們一開始就不會被說服，甚至忍耐3個月了。

有時候，可以不對現有組織進行改革，而是另外成立速刷團隊。這種速刷團隊行動明快且有明確目標，如「新商品開發計畫」、「新事業拓展計畫」、「成本削減計畫」或「組織風氣改善計畫」等。

不過，挑選團員時必須多加注意。

「為了改善組織風氣而成立計畫團隊，希望每個部門部長都成為團隊一員。」絕不能像這樣只看頭銜，就找對方加入。應以「誰最適合處理任務」作為挑選成員的標準。

首先，最重要的當然是領導者。選出領導者，決定目標之後，要做的就是拆解任務，同時召集可以處理那些任務的成員。重要的是確保團隊能達成目標。為此，必須讓那些能正確且迅速處理任務的成員執行必要的工作。

只要徹底做到這點並持續下去，成員便能不斷累積成功體驗，然後逐漸成長。

當他們每天都覺得今天比昨天順利時，自然會抱有明天比今天更好的期待。因為團隊能為成員帶來希望，所以成員對團隊的認同感（參與度）也會提高。

本文摘選自大是文化《速刷任務，把部屬的速度催出來》

責任編輯：陳瑋鴻
核稿編輯：倪旻勤