《商業周刊》1913期談到海運不順，造成國際貿易受阻問題。確實，許多台灣企業正面臨運費上漲、交期不穩等突發狀況。要解這道難題，關鍵是公司對外在環境的適應力，是否夠強？
然而，我看到的現況是，許多企業仍沿用過往的組織分工、溝通方式來面對瞬息萬變的市況。我會建議公司，改變組織運作模式，由高層建立一個跨單位的「橫向聯繫平台」，例如每週舉行經營會議等，來應對環境變動的挑戰。
這個橫向聯繫機制的重點在於，高階管理層要全面揭露現況，並且創造同仁把問題丟出來的環境，不要碰到明明會損害公司營運的突發狀況，卻因為害怕被罵而不敢講。
我認為部門間建立起橫向聯繫，有3個功效：
1.讓共同目標大於各自利益
業務員成交出貨，才有業績獎金，因此他會要求採購單位趕緊叫料、製造單位加班生產。但如果好不容易把東西生產出來，卻因為客人說最近運費很貴，要求延後出貨，導致產品在倉庫內堆積如山⋯⋯。
聽起來很荒謬，對吧？但這是當下許多中小企業真實發生的場景。
我還曾看過，中部某間設備製造商，其產能利用率起伏之大，令人瞠目結舌。有時可能一整週沒有生產，人員閒閒沒事做，都在打掃環境，但下週變成每天加班趕工。
然而，耗費大量時間人力完成的設備，卻因為一句「客人說要先等一下」，反而統統變成庫存。
透過橫向聯繫會議，領導人要去計算公司的整體利益，掌握業務、採購、生產單位的節奏。例如業務興奮的說接到大單時，領導人不要高興太早，先問清楚客戶是否有急需？若無急迫性，就晚點生產，防止拚命生產出來後，客戶卻不急著進貨。
領導人必須維持各單位的步調一致，減少本位主義，才不會出了問題後，再去責怪大家：「你們都不會替公司著想嗎？」
2.不讓部門分工造成溝通斷點
環境變化激烈時，時間往往是決勝關鍵，在環境變化激烈的年代，若公司仍沿用傳統的部門分工或聯繫方式，往往會出現溝通斷點。這會造成時間拉長，甚至連溝通品質也會受影響。
舉例來說，一家南部某家金屬加工廠，其重修品的處理流程曠日廢時。從工程單位確認，再交給品保單位審核，最後由生管單位重新安排，光是文件傳遞就超過10天以上時間。
在航運不穩定的背景下，可能市場已經是一日三價、一櫃難求，你還能像電影《動物方城市》裡的公務員樹懶「閃電」一般，好整以暇嗎？
透過橫向聯繫會議，就是讓不同單位的聯繫，從串連改成「並聯」，日本企業常見的「碰頭會」就屬這樣的概念。既然大家聚在一起開會，問題的討論、對策、聯繫就變得更有效率。
3.讓大家敢於儘早回報問題
跨部門聯繫會議能否真正發揮成效，關鍵還是領導人能不能夠創造讓大家敢尋求幫助、敢講真話的平台。
有位企業中階主管曾跟我說，如果他月初就知道採購物料進度有問題，不會馬上跟老闆講，因為現在講，代表到月底之前會被老闆罵個不停。與其這樣，不如到月底最後一刻才講，這樣頂多被罵一下，因為下個月又有新的進度會吸引老闆目光了。
這故事提醒我們，領導人的風格決定組織走向。如果老闆自己沒有意識到，自己的領導作風導致下面瀰漫欺瞞文化，那麼，每週開再多聯繫會議，都是枉然。
現在訂不到船，4個月後當美國總統大選完，大家又要擔心美中貿易關稅升級。外部環境不斷變化，控制權不在我們身上。企業能做的，就是確保每一個人都在同一艘船上，並往共同的方向前進，這才是當大環變得境難以捉模時，企業應學會的應對之道。
責任編輯：倪旻勤
核稿編輯：陳瑋鴻
